如何分配资源

要成功地执行资源分配，你需要完成六个步骤。

1. 创建项目时间表

利用项目管理技能，你可将项目分成几个阶段，并在这些阶段内构建单独的任务。接下来，你将管理这些阶段，而不是整个项目。你还将通过识别每个阶段内需要完成的主要任务和里程碑来估算每个阶段的持续时间。将这些全部进行整合后，将任务、阶段和里程碑相关联，构建项目时间表。

2. 确定重要的资源和预算

资源分配是此过程的一个重要部分，因为会向每个任务分配所需的资源，并且这些资源在任务内进行管理。完成时间表后，你需要确定完成每个任务所需的资源。

每个项目都有其自己的一组必需资源，并且因项目而异。资源的类型包括：

• 人员：为项目做出工作贡献的任何队友。 

• 设备：从构思到项目交付，你生产资源所需的任何类型的工具或软件。 请确保还考虑到专业设备需要大量的时间和资金投入。

• 材料：你需要的消耗性项目，包括从办公用品到汽车汽油等各种项目。 

• 设施：你的团队在其中工作的建筑和工作区。 

• 预算：你购买上述任何资源所需的资金。 

在管理项目及其后续预算时，你将在项目会计中跟踪支出以掌控最新状况，并确保所支出的资金未超过为每项任务分配的资金。  

3. 指定可用资源

现在，你需要识别并请求资源，确保在截止日期之前完成任务。这涵盖了从采购设备和供应品，到寻找能够投入工作的团队成员的所有环节。虽然允许这些资源同时参与多个项目，但你需要了解他们的工作能力。

4. 分配和调配资源

找到资源后，你需要将它们添加到项目中。务必做好规划来应对可能延迟项目完成的任何挑战 - 这些挑战可能涵盖软件问题、利益相关者变更，乃至组织优先级调整。下面是你的团队在尝试按时交付项目时可能面临的一些常见挑战：

• 资源可用性

• 项目范围变更

• 位置和时区的差异

• 流程和任务延迟

虽然这些挑战的影响程度各不相同，但所有这些都可能拖慢项目交付的速度。但幸运的是，对于许多这些情况，你将有机会提前识别和规划应急计划及相应的技术，在项目期间发生这些情况时做出响应。

5. 跟踪项目计划

可能看似简单，但任何更改都会影响从当时起的整个时间表，因此请务必相应地填充你的时间。请注意：

• 团队成员的工作量过大且利用率过高。

• 计划外的休假或病假。

• 任务延迟，导致相关任务严重延迟。

• 业务目标发生变化。

利用像专业服务自动化 (PSA) 软件这样的一些工具，可帮助自动执行耗时的管理任务，例如时间跟踪、项目管理、记账等。  

6. 选择解决障碍的方法

你几乎不可能在最初计划的时间内完成每个任务，并按预定日期完成项目。根据项目的交付日期，你在完成某些任务时可能有一定的灵活性。如果发现自己落后于计划，你可采用两种技术：资源平滑和资源调配。

如果资源有限或共享，资源调配效果很好，但你可选择延长时间表。资源平滑最适合用于优化你可用的资源，但截止日期无法延期。

确定哪种技术最有效将取决于你的时间表的灵活性。无论选择哪种技术，你都需要确保你的管理工具与你一样灵活。