工作與生活整合的最佳時機
尤其是因為 COVID-19 疫情所導致的中斷，工作與生活平衡的相關對話已轉變成工作與生活整合的其中一環。
什麼是工作與生活平衡？
工作與生活平衡是指爭相佔據我們時間及注意力的個人與工作義務。對許多人而言，祕訣是在工作、健康和關係之間營造出一種融合感，令人覺得既充實又能持之以恆。
與日俱增的工作與生活整合需求
過去兩年大幅重塑了我們的優先事項。事實上，工作趨勢指數報告中的資料顯示，相較於疫情前，近半數的受訪者更有可能將家庭與個人生活的重要性置於工作之上。
將工作場所身心健康視為優先事項
很顯然地，找到一家具有正向文化並注重身心健康的公司是人們最重視的求職需求。將身心健康視為優先事項的公司會向求職者表示，他們了解正向的工作文化可以激勵、吸引和推動團隊。
員工身心健康的重要性
無論您的工作環境為何，您都必須將您的整體健康視為優先事項，包括採取能滋養和啟發您的行動。這可能包括親近大自然、閱讀、運動或結交新朋友等活動。
員工在工作場所身心健康中扮演的角色
我們往往很容易在工作中鑽牛角尖，但只要擴大格局，找到您的工作目的，就能帶來極大改變。對於某些人來說，有意義的工作是指為他們的團隊服務。對於其他人來說，重點可能在於解決問題。無論「原因」為何，找出目的都至關重要。
如何最佳化工作與生活整合
工作與生活整合需要轉變工作場所文化，以確認員工不斷變化的需求。Viva Insights 可提供資料驅動且受隱私權保護的深入解析和建議，協助提升員工身心健康。
協助您成功掌握工作與生活整合的祕訣
主動採取防止過勞和壓力的措施
隨著工作與家庭生活的界限日漸模糊，關鍵就在於保持工作方面的專業性，同時注意不要過勞。就像家庭成員和室友必須尊重您的工作區和工作時間一樣，主管和團隊成員也必須認知到，連續數小時的緊湊視訊通話會導致視覺和精神疲勞。
以下是為工作相關問題設定界限的一些祕訣：
- 在您的行事曆中設定專注時間並關閉通知。
- 只在上班時間內傳送電子郵件。
- 與主管一起制定可滿足不同需求的團隊協議。
- 設定伸展、用餐和冥想的提醒，並預留這段時間。
- 如果您在休假，請發佈您的狀態，這樣其他人就會知道不要期待立即獲得回應。
透過 Microsoft Viva Insights，您可以設定上班時間，如此一來，如果有人在下班後傳送電子郵件給您，就會看到排程傳送建議，以讓電子郵件傳遞符合您的上班時間。您也可以使用 Viva Insights 來調整勿打擾時間設定，將下班後的 Microsoft Teams 和 Outlook 行動裝置通知設為靜音。
培養身體與心理健康意識
所有人對每日活動量都有不同的需求。對於許多人來說，增加行動力並抵消久坐所造成的影響是一個很棒的起點。
透過 Microsoft Viva Insights，您可以自動將會議排程在整點後 5 分鐘或 30 分鐘開始，這樣您就有時間站起來四處走動。您也可以使用 Viva Insights 來預約定期休息的週期性時間。
其他在一天當中充分利用休息時間的技巧包括：定期讓您的視線從辦公桌或螢幕移開、在大自然中散步，以及做白日夢 — 沒錯，就是白日夢！這是一種強大的「清醒休息」形式。
掌控您的工作日以將生產力提升到最高
加利福尼亞大學爾灣分校的一項研究顯示，分心後平均需要 23 分鐘才能重新專注於一項工作。若經常在居家辦公環境中分心，可能會導致壓力升高以及生產力降低。
此外，當您在會議之間只有一小段空閒時間，或因傳入的電子郵件和聊天而分散注意力時，就很難專注於具有挑戰性的工作。每天抽出幾個小時全神貫注且不受打擾地工作，將會協助您騰出時間來處理您的專案並取得真正的進展。
Microsoft Viva Insights 也能協助您預留時間以專注於工作，並在專注時間期間內將 Teams 通知設為靜音。此外，Teams 的 Viva Insights 應用程式中的全新專注模式體驗可協助您將專注時間分割為多個短暫的高生產力衝刺時段，並穿插安排休息時間。
建立量身打造的例行工作以掌控您的工作日
隨著遠端工作模式的興起，員工能在設計個人化排程方面享有更多的彈性。例如，您可能清晨就已經在工作區就定位，而您家中的所有人都還在睡覺。或者，您可能在傍晚時分精力充沛。
許多人發現他們一天當中都會空出時間進行自己喜歡的活動，例如健身、幫孩子做家庭作業、與朋友共進午餐或在中午挪出時間散步。
請思考如何設計一個能最佳化您的時間、精力和注意力的排程，然後制定付諸實現的策略。為了協助您從工作模式切換到家庭模式，請在 Teams 中試用 Viva Insights 應用程式提供的虛擬通勤體驗。
彈性工作的優勢
遠端工作模式的增加具有影響深遠的正向層面，不僅能促進員工身心健康，而且也能改善雇主的損益底線。以下是遠端或混合式工作可創造正向改變的其中一些方式：
對員工的好處：
- 包容性：根據我們的 2022 年工作趨勢指數報告，我們的受訪者中有超過一半的人 (52%) 認為自己在做為會議的遠端貢獻者時，更加受到重視或感受到更高的包容性。我們還觀察到，會議中的聊天變成了更多員工分享觀點的管道。
- 同理心：自疫情開始以來，我們的調查對象有 62% 表示，他們現在對自己的家庭生活有了更深入的了解，因此也對同事更有同理心。
- 工作與生活整合：在家工作時，員工更有能力履行工作以外的義務，例如接受工作訓練和教育、照顧家庭成員、接孩子放學，以及健身和維持健康飲食。
- 降低壓力：大量研究顯示，與工作的相關壓力是成人壓力的主要來源，而且近年來不斷大幅上升。根據 CDC，建立能與工作外需求相容的工作排程，正是減輕工作壓力的主要建議之一。
- 減少有薪假的需求：彈性的排程可讓員工保留病假來處理個人事務，例如銀行業務、差事和醫療門診。獲得更高的彈性後，員工就可以將病假保留在真正需要的時候使用，並保留假期以延長休息時間。
- 提升整體身心健康。無論您在何處工作，請找出發揮創意的方法並在一天當中騰出一些個人時間。與其進行另一個視訊通話，建議撥打只有音訊的通話，這樣就能邊走邊討論，或是變換環境。(2020 年對資訊工作者的一項研究發現，適度的體能活動可提高生產力並改善情緒。) 為了在專案之間放鬆心情或減輕大型簡報前的壓力，請嘗試來自 Headspace 等提供者的正念內容，直接在 Microsoft Teams 中使用引導式冥想。
對雇主的好處：
- 提高員工留職率：2018 年的一項問卷發現，80% 的工作者會選擇提供彈性排程的工作，而不是未提供此制度的工作。當主管找出方法來為員工安排彈性工作模式，以便讓他們更完善地整合工作和家庭責任時，員工就會心懷感激並展現忠誠度來回報主管。這些員工往往能堅持更久的時間，因此組織就能節省替換成本，留下這些訓練有素、經驗豐富且才華橫溢的員工。
- 積極參與的員工：2020 年的 Gallup 研究發現，「當員工花一些時間遠端工作，也花一些時間與同事一起工作時，參與度就會上升」。研究也發現，「當員工將 60% 到 80% 的時間花在異地工作時，就會展現出最佳的參與度提升」。員工在工作上越快樂、越積極參與，就能發揮越高的生產力。彈性可為所有人創造雙贏的局面。
- 提高獲利：根據 Gallup 研究：「積極參與的員工確實更有熱忱、更有活力且更正向、更滿意其工作和工作場所，而且身體更健康，但參與度並非領導者可發放的額外津貼，而是領導者用來改善 KPI 的方式。正如數十年來的 Gallup 研究所示，當員工積極參與時，他們的績效也會隨之竄升：擁有極高參與度的工作場所可以宣稱，缺勤率降低了 41%，品質缺陷減少了 40%，且獲利能力提高了 21%。」
就通常無法選擇混合式或遠端工作的前線工作者而言，雇主必須了解，因應員工不斷變化的需求會轉化為更高的員工留職率。
根據最近的一項研究，44% 的前線工作者因缺乏彈性工作選項而離職，他們需要更有彈性的排程和更可預測的工作時間。Sanofi 執行副總裁暨人力資源總監 Natalie Bickford 表示：「正如許多組織採取的做法一樣，我們可以採用很多方案，例如兼職工作、工作分享、家庭合約和時間合約，這些方式全都為前線類型的職務提供了彈性。」
如何支援員工身心健康
許多組織會為員工制定保健計劃，但他們通常不會區分保健和身心健康。保健計劃通常著重於身體健康，但就身心健康而言，應採用更健全的方法。例如，員工可能在身體方面精力旺盛，但如果他們害怕上班，顯然就會對其整體身心健康產生巨大的影響。
了解員工需求
若要更清楚地了解員工的身心健康，請找出您的團隊目前面臨的問題，並解決團隊成員需要解決的問題。請考慮透過員工問卷收集匿名資料，或將下列問題加入年度員工問卷中：
- 您好嗎？
- 我此時覺得充分獲得了 <Company Name> 的支援。(強烈反對，非常同意)
- 我在 <Company Name> 覺得很有歸屬感。(強烈反對，非常同意)
- 我能夠在非工作時段中從工作抽離。(強烈反對，非常同意)
- 在遠端工作或混合式環境時，我擁有發揮生產力所需的資源。(強烈反對，非常同意)
- 您認為目前最重要的需求是什麼？ (最多選取兩項：醫療保健和健康相關資訊、兒童或家庭照護、客戶支援資源、混合式/彈性工作資源、工作時的安全感和清潔度、最新資訊、工作安全性、平衡工作和個人生活、管理工作負載、知道該將心力集中在何處、存取訓練資源、工作場所的歸屬感和包容性、我不在意、其他 (請在註解中具體說明))
- 目前什麼會有助於讓您覺得更受到支援？ (開放式問題)
- 您認為何種身心健康做法最重要？
- 工作與生活平衡對您而言是什麼樣子？
具有包容性
在遠離同事的家庭辦公室工作可能會覺得很孤單。對雇主的挑戰則在於，如何協助團隊保持聯繫，而不會讓任何人覺得「眼不見，心不念」。請注意，員工在面對面會議中的互動程度本來就會高於與遠端團隊成員的互動程度。在虛擬會議中，請留意您需要刻意讓所有人都參與其中，而不只是親身在現場的人。
Microsoft Teams 的設計考量了包容性。將 Teams 運用於聊天、會議、通話和共同作業。您可以自訂團隊的空間，以便在同一個位置隨時取得需要共同處理的所有內容。員工可以與他們需要聯繫的所有團隊互動，並分享想法、筆記和情誼。
培養真正的關係
為了避免疏離和脫節，請努力與員工培養真誠的關係。定期透過視訊通話保持聯繫。如果您是主管，請投入時間精力來了解團隊成員在工作之外的樣貌。請考慮嘗試不定期讓團隊在社交場合見面。無論所有人身在何處，互動式線上活動也是與他們保持聯繫的絕佳方式。
VaynerMedia 創辦人暨執行長 Gary Vaynerchuk 表示：「優秀領導者的另一項特質是善於提問。這是向團隊表明您認識的他們不只是無足輕重小人物的最佳方式。『嗨，情況進展得如何？』 『小寶寶怎麼樣了？』 『最近有什麼讓您振奮的事情？』 『您有想要討論的任何想法嗎？』 然後... 用心傾聽。」
常見問題集
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工作與生活平衡是指我們必須在個人與工作義務間分配有限的時間與注意力，兩者常常相互競爭。
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在彈性的就業環境中，工作生活和家庭生活比較不像傳統那樣涇渭分明。工作與生活整合並非區分您的個人生活和工作生活，而是提供一個機會來建立包含工作與生活義務的個人化排程。
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員工身心健康包含身體、財務、心理和情緒健康。
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注重員工身心健康可協助避免過勞、孤立和壓力，而且可以協助他們健全地發展。當公司投資員工的身心健康，就會對涉及的所有人產生個人、專業和財務方面的正向連鎖效應。
提升人員和團隊的能力來展現最佳工作成效
Microsoft Viva 是一種員工體驗平台，其設計可讓人員在工作時聯繫、專注、學習和成長。
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