ผู้ช่วยอีเมล AI สำหรับ Outlook

ผู้ช่วยอีเมล AI คือเครื่องมือที่ช่วยให้ผู้คนจัดการกล่องขาเข้าของตน หรือที่รู้จักกันในชื่อซอฟต์แวร์เครื่องมือสร้างอีเมลด้วย AI และอีเมลอัตโนมัติ โดยสามารถจัดระเบียบข้อความ เสนอแนะการตอบกลับ จัดอันดับความสำคัญของอีเมลสำคัญ ร่างอีเมล และแม้กระทั่งทำงานอัตโนมัติบางอย่าง เช่น การจัดกำหนดการประชุม

ธุรกิจหรือบุคคลทั่วไปต่างก็ใช้ซอฟต์แวร์นี้เพื่อทำให้การสื่อสารง่ายขึ้น ลดกองข้อความในกล่องขาเข้า และใช้เวลาน้อยลงกับงานอีเมลที่ซ้ำซาก

ใน Outlook มีเครื่องมือที่ AI ให้ความช่วยเหลืออยู่หลายรายการ  รวมถึง Microsoft Copilot

ผู้ช่วยอีเมล AI ช่วยให้การจัดการอีเมลและการประชุมใช้เวลาน้อยลงโดยเร่งความเร็วของงานต่างๆ ลองดูวิธีหลักๆ บางส่วนที่ซอฟต์แวร์อีเมลอัตโนมัติดำเนินการนี้

แทนที่จะต้องเรียงลำดับอีเมลใหม่หลายสิบฉบับด้วยตัวเอง ให้ AI จัดการงานหนักๆ แทนคุณด้วยวิธีดังนี้:

 

• การเรียงลำดับอัจฉริยะ สแกนอีเมลใหม่และจัดระเบียบเป็นประเภทต่างๆ เช่น งาน ส่วนบุคล โปรโมชัน และการเดินทาง เพื่อให้คุณค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
• โฟลเดอร์แบบกำหนดเอง สร้างโฟลเดอร์สำหรับอีเมลโดยอัตโนมัติตามลักษณะการใช้งานของคุณ
• การแท็กอีเมล ติดป้ายชื่ออีเมลด้วยแท็ก เช่น “เร่งด่วน” หรือ “การติดตามผล” ตามเนื้อหาหรือผู้ส่ง เพื่อให้สามารถจัดอันดับความสำคัญของงานได้ง่ายขึ้น
• การกรองอีเมลขยะ กรองอีเมลขยะหรือข้อความที่มีความสำคัญต่ำออกไป เพื่อให้คุณใช้เวลาน้อยลงในการกำจัดสิ่งที่รบกวน

ตัวอย่างเช่น ตั้งค่าสถานะอีเมลจากบางคนให้มีอันดับความสำคัญสูง เช่น ผู้จัดการของคุณหรือครูของบุตรหลาน

จัดการปฏิทินได้อย่างง่ายดายด้วย AI ที่ช่วยให้คุณจัดกำหนดการ จัดระเบียบ และติดตามการประชุมและงานต่างๆ ได้โดยอัตโนมัติ ต่อไปนี้คือสิ่งต่างๆ ที่สามารถทำได้:

 

• การจัดกำหนดการอัจฉริยะ วิเคราะห์ปฏิทินของคุณและรับคำแนะนำเกี่ยวกับเวลาที่ดีที่สุดสำหรับการประชุมของทุกคน ในขณะที่หลีกเลี่ยงความขัดแย้งและคำนึงถึงโซนเวลาที่แตกต่างกัน
• เตือนความจำ แทนที่จะดูปฏิทินเพื่อพยายามหาการประชุมที่กำลังจะมาถึงซึ่งคุณทราบว่ามีการจัดกำหนดการไว้แล้วในช่วงเวลาหนึ่ง ลองขอให้ AI ค้นหาให้คุณ
• ตัวเตือน ติดตามความคืบหน้าโดยรับตัวเตือนเกี่ยวกับกิจกรรมและงานที่กำลังจะเกิดขึ้นก่อนที่จะพลาดไป

ตัวอย่างเช่น สร้างการประชุมที่มีกำหนดการรายเดือนกับผู้ช่วยอีเมล AI โดยขอให้ส่งคำเชิญ เลือกเวลาที่สะดวกสำหรับทุกคน และแนะนำกำหนดการ

ผู้ช่วยอีเมล AI ช่วยให้การเขียนและตอบอีเมลเป็นเรื่องง่ายขึ้น โดยสามารถสร้างแบบร่างฉบับแรกให้คุณได้และช่วยให้อีเมลของคุณชัดเจนและเป็นมืออาชีพ เราทุกคนทราบกันดีว่าการเขียนอีเมลอาจรู้สึกยุ่งยากและไม่สบายใจ ดังนั้นความช่วยเหลือเพียงเล็กน้อยก็สามารถช่วยได้มาก นี่คือวิธีการทำงานเพื่อทำให้การสื่อสารในชีวิตประจำวันง่ายขึ้น:

 

• การตอบสนองอัตโนมัติ สำหรับคำถามทั่วไป เช่น "เราสามารถกำหนดเวลาใหม่ได้ไหม" AI จะแนะนำคำตอบที่รวดเร็วและมีเหตุผล ซึ่งคุณสามารถส่งได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว
• แบบร่างที่สร้างโดย AI: ขอให้ผู้ช่วยอีเมล AI เขียนอีเมลให้คุณโดยอิงตามบริบทของการสนทนา ไม่ว่าจะเป็นการติดตามผลแบบง่ายๆ หรืออีเมลที่มีรายละเอียดมากกว่านั้น ซึ่งช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการเริ่มต้นใหม่ตั้งแต่ต้น
• การเขียนที่ประณีต AI คำนึงถึงไวยากรณ์และความลื่นไหลเพื่อให้อีเมลของคุณดูเฉียบคม ก้าวไปอีกขั้นแล้วบอก AI ว่าคุณต้องการใช้โทนเสียงใดเพื่อให้ได้เสียงที่เหมาะสมที่สุด

ตัวอย่างเช่น ให้ AI แนะนำการตอบกลับข้อความขอบคุณและคำเชิญเข้าร่วมงานอย่างรอบคอบ

ผู้ช่วยอีเมล AI ไม่เพียงช่วยคุณควบคุมกล่องขาเข้าเท่านั้น แต่ยังทำงานอย่างชาญฉลาดขึ้นอีกด้วย การจัดการงานที่ซ้ำซากและการปรับปรุงวิธีการจัดการและจัดอันดับความสำคัญของอีเมลจะทำให้คุณมีเวลาเพิ่มมากขึ้นเพื่อโฟกัสกับสิ่งที่สำคัญมากขึ้น นี่คือวิธีที่ AI ช่วยมอบคุณค่า:

 

• ประสิทธิภาพการทำงานที่เพิ่มมากขึ้น แทนที่จะเสียเวลาหลายชั่วโมงในการจัดระเบียบอีเมล ตอบคำถามทั่วไป และจัดกำหนดการประชุม ให้ AI จัดการงานเหล่านี้โดยอัตโนมัติ
• การจัดอันดับความสำคัญที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้น AI สามารถไฮไลต์อีเมลที่ต้องการการดำเนินการจากคุณก่อน เช่น คำขอเร่งด่วนหรือการอัปเดตที่สำคัญ เพื่อให้คุณไม่พลาดข้อมูลสำคัญ
• การจัดการอีเมลอย่างราบรื่น: ไม่ว่าจะเป็นการย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ที่ถูกต้องหรือการร่างข้อความ AI ก็ช่วยให้กล่องขาเข้าของคุณทำงานได้อย่างราบรื่น

ในขณะที่ AI ได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อยๆ ความกังวลเกี่ยวกับความปลอดภัยของ AI และความเป็นส่วนตัวของข้อมูลก็เพิ่มขึ้นเช่นกัน โชคดีที่ Microsoft ได้สร้างมาตรการความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยที่มีเสถียรภาพไว้ใน Copilot

การควบคุมข้อมูลและความเป็นส่วนตัว Copilot จะใช้เฉพาะข้อมูลที่คุณให้มาเพื่อสร้างคำตอบเท่านั้น และจะไม่ใช้ข้อมูลของคุณในการฝึกโมเดล AI พื้นฐาน ซึ่งหมายความว่าเนื้อหาอีเมล รายละเอียดปฏิทิน และไฟล์ของคุณจะยังคงเป็นส่วนตัวและไม่มีการนำไปใช้เพื่อปรับปรุง AI

การจัดการข้อมูลที่ปลอดภัย Copilot เข้ารหัสลับให้กับข้อมูลทั้งหมดในขณะที่กำลังส่งและเมื่อจัดเก็บ ข้อมูลของบุคคลและองค์กรจะถูกเก็บไว้แยกจากกันเป็นส่วนหนึ่งของมาตรการรักษาความปลอดภัย Microsoft ยังปฏิบัติตามมาตรฐานสากลสำหรับการรักษาความปลอดภัยข้อมูล เช่น ข้อบังคับทั่วไปเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูล และแนวทางจากองค์การระหว่างประเทศว่าด้วยการมาตรฐาน/คณะกรรมาธิการอิเล็กโทรเทคนิคระหว่างประเทศ สำหรับความเป็นส่วนตัวบนคลาวด์

ความโปร่งใสและการกำกับดูแล บุคคลทั่วไปและผู้ดูแลระบบสามารถตัดสินใจได้ว่า Copilot จะเข้าถึงและประมวลผลข้อมูลอย่างไร ตัวอย่างเช่น ใช้ป้ายชื่อระดับความลับเพื่อจำกัดสิ่งที่ Copilot สามารถเข้าถึงได้ และดูบันทึกการตรวจสอบเพื่อติดตามการโต้ตอบกับ Copilot เพื่อความโปร่งใสและการปฏิบัติตามข้อบังคับ

สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวของ Copilot สำหรับองค์กร โปรดไปที่ข้อมูล ความเป็นส่วนตัว และความปลอดภัยสำหรับ Microsoft 365 Copilot หรือสำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวของ Copilot สำหรับบุคคลทั่วไป โปรดไปที่ Copilot ใน Microsoft 365 Apps สำหรับใช้งานที่บ้าน: ข้อมูลและความเป็นส่วนตัวของคุณ 

Copilot ใน Outlook ตอบพร้อมท์ภาษาธรรมชาติเพื่อช่วยเหลือเกี่ยวกับอีเมล การจัดกำหนดการ และประสิทธิภาพการทำงาน ต่อไปนี้คือรายการสิ่งต่างๆ ที่คุณสามารถขอให้ Copilot ทำได้ (ฟีเจอร์ที่มีพร้อมใช้งานจะแตกต่างกันไประหว่างการสมัครใช้งาน Microsoft 365 for Business และ Microsoft 365 for Personal หรือ Family)

• “เขียนอีเมลขอบคุณทีมสำหรับงานนำเสนอ”
• “รับเคล็ดลับสำหรับการเขียนอีเมลขอข้อเสนอ”
• “ร่างการตอบกลับอีเมลฉบับนี้ ซึ่งยอมรับไทม์ไลน์ที่เสนอ”

• “ย้ายอีเมลทั้งหมดจาก [ชื่อ] ไปยังโฟลเดอร์ ‘ใบแจ้งหนี้’”
• “ค้นหาอีเมลล่าสุดจาก [ชื่อ] เกี่ยวกับรายงานงบประมาณ”

• “สรุปเธรดอีเมลนี้เป็นประเด็นสำคัญ”
• “ข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับ [ชื่อโครงการ] เป็นอย่างไรบ้าง”

• “กำหนดการประชุม 30 นาทีกับ [ชื่อ] ในสัปดาห์หน้า และหาเวลาที่เหมาะที่สุด”
• “กำหนดการประชุมรายเดือนสำหรับทีมโครงการ”
• “ฉันจะประชุมกับ [ชื่อ] อีกครั้งเมื่อไร”

• “แสดงอีเมลและข้อความใน Teams ที่มี @อ้างถึง ฉันในสัปดาห์นี้”
• “ค้นหาไฟล์ [ชื่อ] ที่ส่งอีเมลถึงฉันเมื่อสัปดาห์ที่แล้วใน [หัวข้อ]”

• “ตั้งค่าข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานสำหรับการเดินทางที่ฉันวางแผนไว้ [ช่วงวันที่]”
• “ฉันมีรายการดำเนินการใดๆ ในอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านวันนี้หรือไม่”

• “เขียนอีเมลนี้ใหม่ให้ดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น”
• “ลดความซับซ้อนของอีเมลฉบับนี้เพื่อเข้าถึงผู้คนได้มากขึ้น”