KI-E-Mail-Assistent für Outlook

Ein KI-E-Mail-Assistent ist ein Werkzeug, das beim Verwalten von Postfächern hilft. Er ist auch als KI-E-Mail-Generator oder E-Mail-Automatisierungssoftware bekannt und kann Nachrichten organisieren, Antworten vorschlagen, wichtige E-Mails priorisieren sowie E-Mails entwerfen und sogar bestimmte Aufgaben wie Besprechungsplanung automatisieren.

Sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen nutzen die Software, um Kommunikation zu optimieren, den Posteingang zu entlasten und weniger Zeit mit repetitiven E-Mail-Aufgaben zu verbringen.

 Outlookverfügt über viele KI-gesteuerte Werkzeuge, einschließlich Microsoft Copilot.

Mit KI-E-Mail-Assistenten ist die Verwaltung von E-Mails und Besprechungen weniger zeitaufwendig, da verschiedene Aufgaben schneller vonstatten gehen. Sehen Sie sich einige der wichtigsten Vorgehensweisen der E-Mail-Automatisierungssoftware an.

Anstatt duzende neue E-Mails zu durchforsten, kann die KI diese für Sie sortieren:

 

• Intelligentes Sortieren. Neue E-Mails werden gescannt und in Kategorien organisiert, z. B. Arbeit, Privat, Werbung und Reisen. So finden Sie schnell was Sie brauchen.
• Benutzerdefinierte Ordner. Ordner für E-Mails werden automatisch anhand Ihrer Gewohnheiten erstellt.
• E-Mail-Tagging. E-Mails werden basierend auf ihrem Inhalt oder ihrem Absender mit Kennzeichnungen wie „Wichtig“ oder „Follow-up“ versehen, damit Sie Aufgaben einfacher priorisieren können.
• Junk-E-Mail-Filter. Spam und weniger wichtige Nachrichten werden rausgefiltert, damit Sie weniger Zeit darauf verwenden müssen, Ablenkungen auszusortieren.

Zum Beispiel können E-Mails von bestimmten Personen wie Ihrem Manager oder von der Lehrkraft Ihres Kindes als wichtig markiert werden.

Erleichtern Sie sich die Kalenderverwaltung mit KI, die Ihnen hilft, Besprechungen und Aufgaben automatisch zu planen, zu organisieren und im Auge zu behalten. Folgendes kann die KI tun:

 

• Intelligentes Planen. Die KI kann Ihren Kalender analysieren und Vorschläge für die besten Zeiten für eine Besprechung machen. Dabei werden Konflikte vermieden und verschiedene Zeitzonen berücksichtigt.
• Ihre Erinnerung auffrischen. Anstatt manuell anstehende Besprechungen in Ihrem Kalender zu finden, von denen Sie wissen, dass sie irgendwann stattfinden, kann die KI sie für die finden.
• Erinnerungen. Bleiben Sie immer auf dem Laufenden mit Erinnerungen an anstehende Events und Aufgaben. Verpassen Sie nichts mehr.

Mit einem KI-E-Mail-Assistenten können sie beispielsweise monatlich wiederkehrende Besprechung planen. Die KI verschickt die Einladungen, wählt einen Zeitpunkt, der für alle passt und schlägt eine Agenda vor.

Mit KI-E-Mail-Assistenten ist das Schreiben von und Antworten auf E-Mails einfacher. Sie können erste Entwürfe anfertigen und Ihnen dabei helfen, dass Ihre E-Mail klar verständlich sind und professionell klingen. Wir wissen alle wie aufwendig und sogar unangenehm das Schreiben von E-Mails sein kann. Ein bisschen Hilfe kann also nicht schaden. So optimieren Sie Ihre alltägliche Kommunikation:

 

• Automatisierte Antworten. KI schlägt schnelle und logische Antworten auf häufige Fragen wie „Können wir das verschieben?“ vor, die Sie mit nur einem Klick absenden können.
• KI-generierte Entwürfe. Bitten Sie einen KI-E-Mail-Assistenten eine E-Mail basierend auf dem Kontext einer Konversation für Sie zu schreiben, gang egal, ob es sich dabei um eine Nachfrage oder etwas Detaillierteres handelt. So müssen Sie nicht bei Null anfangen und sparen Zeit.
• Ausgefeilte Formulierungen. AI berücksichtigt Grammatik und Textfluss, damit Ihre E-Mails knackig klingen. Gehen Sie noch einen Schritt weiter, und sagen Sie der KI, welches Register sie verwenden soll, damit die E-Mail den richtigen Ton trifft.

Lassen Sie sich zum Beispiel von der KI durchdachte Antworten auf Danksagungen und Einladungen zu Veranstaltungen vorschlagen.

KI-E-Mail-Assistenten helfen Ihnen nicht nur dabei Ihr Posteingang in den Griff zu bekommen, sondern auch intelligenter zu arbeiten. Sie übernimmt sich wiederholende Aufgaben und verbessert die Art und Weise wie Sie E-Mails verwalten und priorisieren. So haben Sie mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben. So schaffen sie einen Mehrwert:

 

• Produktivität steigern. Anstatt sich stundenlang mit dem Sortieren von E-Mails, dem Antworten auf häufige Fragen und dem Planen von Besprechungen aufzuhalten, kann die KI diese Aufgaben automatisch erledigen.
• Intelligente Priorisierung. KI kann wichtige E-Mails, die zuerst Ihre Aufmerksamkeit benötigen, etwa dringende Anfragen oder wichtige Aktualisierungen, hervorheben, damit Sie keine entscheidenden Informationen verpassen.
• Nahtlose E-Mailverwaltung: Ob es darum geht, E-Mails in den richtigen Ordner zu verschieben oder Nachrichten zu entwerfen, die KI sorgt dafür, dass Ihr Posteingang reibungslos funktioniert.

Mit zunehmender Beliebtheit von KI wachsen auch die Bedenken hinsichtlich der KI-Sicherheit und des Datenschutzes. Glücklicherweise hat Microsoft stabile Datenschutz- und Sicherheitsvorkehrungen in Copilot integriert.

Datenkontrolle und Datenschutz. Copilot verwendet nur die Informationen, die Sie im zur Verfügung stellen, um Antworten zu generieren, und er verwendet Ihre Daten nicht dazu, seine grundlegenden KI-Modelle zu trainieren. Das bedeutet, dass Ihre E-Mail-Inhalte, Kalenderdetails und Dateien privat bleiben und nicht zweckentfremdet werden, um die KI zu verbessern.

Sichere Datenverarbeitung. Copilot verschlüsselt alle Daten beim Versenden und Speichern. Zu den Sicherheitsmaßnahmen gehört auch, die Daten von Personen und Organisationen getrennt aufzubewahren. Microsoft hält sich an globale Standards für Datensicherheit wie die Datenschutz-Grundverordnung und Leitfäden der Internationalen Organisation für Normung/Internationalen Elektrotechnischen Kommission für Clouddatenschutz.

Transparenz und Beaufsichtigung. Einzelpersonen und Administratoren entscheiden wie Copilot auf Daten zugreift und diese verarbeitet. Wenden Sie beispielsweise Vertraulichkeitsbezeichnungen an, um einzuschränken, worauf Copilot zugreifen kann, und prüfen Sie Überwachungsprotokolle, um Interaktionen mit Copilot zu verfolgen und so für Transparenz und Compliance zu sorgen.

Weitere Details zu Datenschutz mit Copilot für Organisationen finden Sie unter Daten, Datenschutz und Sicherheit für Microsoft 365 Copilot. Weitere Details zu Datenschutz mit Copilot für Einzelpersonen finden Sie unter Copilot in Microsoft 365 Apps für Zuhause: Ihre Daten und Ihr Datenschutz. 

Copilot in Outlook reagiert auf Prompts in natürlicher Sprache und hilft bei E-Mails, Planungen und bei der Produktivität. Hier finden Sie eine Liste von Dingen, bei denen Ihnen Copilot behilflich sein kann. (Verfügbare Funktionen variieren zwischen Microsoft 365 für Unternehmen und Microsoft 365 Für zu Hause – für Single- oder Family-Abonnements.)

• „Schreib eine E-Mail, in der du dem Team für seine Präsentation dankst.“
• „Gib mir Tipps zum Schreiben einer E-Mail-Anforderung für ein Angebot.“
• „Entwirf eine Antwort auf diese E-Mail, in der du der vorgeschlagenen Zeitleiste zustimmst.“

• „Verschiebe alle E-Mails aus [Name] in den Ordner ‚Rechnungen‘.“
• „Such die letzte E-Mail von [Name] zum Budgetbericht.“

• „Fasse diesen E-Mail-Thread in Stichpunkten zusammen.“
• „Was gibt es Neues zu [Projektname]?“

• „Plane eine 30-minütige Besprechung [Name] nächste Woche, und finde die bestmögliche Zeit dafür.“
• „Richte wiederkehrende monatliche Besprechungen für das Projektteam ein.“
• „Wann findet meine nächste Besprechung mit [Name] statt?“

• „Zeige E-Mails und Teams-Nachrichten an, in denen ich diese Woche @erwähnt wurde.“
• „Suche die Datei [Name], die mir letzte Woche per E-Mail geschickt wurde zum [Thema].“

• „Richte meine Abwesenheitsnachricht für meine Reise vom [Dauer] ein.“
• „Gibt es irgendwelche Aktionen in meinen ungelesenen E-Mail heute?“

• „Schreibe diese E-Mail um, sodass sie professioneller klingt.“
• „Vereinfache diese E-Mail für ein breiteres Publikum.“