AI 筆記：運作方式，以及如何選擇工具

AI 筆記是運用 AI 技術、演算法與語言模型，改善記錄、整理和管理方式的流程。手動記錄的方式會迫使您做出取捨：負責打字的人只能投入一半心力參與會議，因此筆記和他們的參與度都會受到影響。

AI 筆記透過自行處理擷取工作，消除了這項取捨。對沒有專職記錄人員的企業來說，原本沒人有時間整理的會議，現在預設就能產生記錄。

大多數工具都會執行相同的五個步驟，而了解這些步驟，就能知道工具可能在哪些環節出錯。1. 擷取。工具會接收會議或通話中的即時音訊，通常也會接收鍵入的文字、上傳的文件，或手寫頁面的相片。2. 謄寫。語音辨識會把口說內容轉成文字。好的工具會標示發言者並加上時間戳記，這樣您就能找到某項決議是在什麼時候達成的。3. 整理。自然語言處理會從文字記錄中找出實體、主題和關聯，並加上標籤。這就是錄音與可搜尋內容之間的差別。4. 摘要。擷取式摘要會選取原本就包含最多重要資訊的句子。生成式摘要會重新撰寫句子，以更少的字詞表達相同的意思。5. 同步。筆記會傳送到您的行事曆、工作清單或共用儲存空間中。

最後這個步驟的重要性超乎表面所見。如果工具只做到第四步，就會把整理歸檔的工作留給您，這也是為什麼原本很好的筆記最後會遺失在下載資料夾裡。

廠商對這些術語的使用並不嚴謹，而了解您需要的是哪項功能，可以避免您買錯產品。

建立並整理筆記，提供語音轉文字、智慧分類和情境式建議等功能。專案經理可以即時記錄會議記錄，同時繼續參與討論。

將語音轉換成文字，著重於忠實呈現內容，而非進行解讀。當需要精確記錄原話時使用，例如訪談和客戶通話。

將文字濃縮。把長篇報告、簡報或文字記錄交給它，它會整理出其中的重點。

多數產品至少會結合這三項中的兩項。這項區別可以告訴您應該測試的項目：如果重要的是確切的原文，就測試文字記錄；如果理解速度更重要，就測試摘要。

不同工具的差異，在於它們所投入的底層技術不同。

將口語轉換成文字，讓人們可以用口述代替打字。

識別實體、關係和情緒，不只是儲存筆記，還能進行搜尋。

讀取一組筆記的主題內容，並運用這些資訊產生更清晰的輸出。

運用機器學習將長篇內容濃縮成重點。

擷取重要詞彙，建立維繫日益擴大的資料庫所需的標籤。

處理相片、圖表和手寫頁面。

分析個人的筆記方式，並調整建議以符合其習慣。

在各種裝置間，將筆記保持在最新版本，讓團隊都能依據同一份內容工作。

將工具連線到行事曆、工作管理和雲端儲存空間。

很少有工具能將這九項功能都做得很好，因此購買時應考量工具是否適合您的工作，而不是單純比較功能數量。

這些效益會依序出現，而後續的效益只有在您持續使用這項工具後才會顯現。

擷取和整理資訊所需的時間減少，讓人們能將時間投入需要判斷力的工作。

自動化謄寫和分類之後，就能將注意力持續放在交談本身，而不是鍵盤。

可在不同裝置上存取的筆記能讓未參與會議的人也取得資訊，讓知識不再只掌握在參與會議的人手中。

自動標記可建立一份價值不斷累積的記錄。一整年的可搜尋筆記，能回答一個散落著零散文件的資料夾無法回答的問題。

累積足夠的資料後，模式分析就可以找出相關內容和反覆出現的主題。

在一般的一週工作中，這項優點會更加明顯。

承諾會在仍然準確的時候記錄下來。

動作項目會在當天整理成電子郵件或工作清單，而不是過了三天才憑記憶回想。

可以將摘要傳送給未參與會議的人，省去重複召開會議的需要。

記錄每位候選人的書面記錄，能讓比較更加公平，也能讓人數精簡的評審小組維持一致性。

旅途中記下的手寫筆記和語音備忘錄都能轉換成可搜尋的文字。

大多數文章都會替您評比工具。更有用的是了解應該如何測試工具，因為正確的選擇取決於您的會議情況，以及您對風險的容忍程度。

遇到口音、多人同時說話和業界專有術語時，準確度會下降。請使用真實的會議錄音進行試用，而不是使用廠商提供的示範內容。

能將內容寫入行事曆和儲存空間的工具，每次都能省下一個步驟。若工具只提供一個檔案，讓您必須自行搬移，就會在每次會議中增加一點額外負擔，而這些小小的負擔最終會降低使用意願。

請確認錄音的儲存位置、保存時間、誰可以存取，以及您的內容是否會被用來訓練廠商的模型。應在正式導入前取得答案，而不是等到客戶提出疑問後才處理。

不同州和國家/地區的錄音規定各不相同，有些地區要求通話中的所有人都同意錄音。請確認工具會主動告知，並在第一次錄製客戶通話前，先確立團隊的做法。

誰可以錄音、誰可以分享文字記錄，以及筆記保存多久，都不應交由個別使用者自行決定。

按使用者數量計費和按分鐘計費，最終產生的費用會有所不同。請以實際一個月的使用量來計算成本。

能從中獲得價值的團隊，通常會先從小範圍開始。

每週一次的站立會議或固定的客戶通話，可以在不一次改變所有流程的情況下，公平地評估準確度。

每次都使用相同的說法，讓它成為例行做法。

如果不先決定，摘要就會散落在各個人的收件匣中，最後不但沒有解決原本的記憶問題，反而增加更多檔案。

將摘要與您記得的內容進行比對，並讓工具學習它反覆辨識錯誤的術語。

Microsoft 有幾項工具可以對應不同的需求。Microsoft OneNote 是一款共用的數位筆記本。Microsoft Teams 即時文字記錄讓會議進行時更容易掌握內容，而 Teams 智慧型回顧則會在會議結束後產生概覽。Word 中的謄寫功能可以在 Word 網頁版中錄製並謄寫交談，適合訪談和一對一通話。如果後續仍需要撰寫內容，Copilot Chat 可以根據相同的資料草擬內容。

無論您選擇哪項工具，一個月後都可以用一個標準來評估：如果大家已經不再手動做筆記，就代表它發揮作用了。