AI 笔记记录：它的工作原理以及如何选择工具

AI 笔记记录是使用 AI 技术、算法和语言模型改进笔记的记录、整理和管理方式的过程。手动记录模式不得不做出取舍：记录人只能半参与会议，因此笔记质量与记录人的参与度都会受到影响。

AI 笔记记录则通过自行完成捕获消除了这种两难局面。对于没有专职记录人员的企业，以往无暇整理纪要的会议，现在可默认生成记录。

大多数工具都运行相同的五个步骤，并且了解它们会告诉你工具可能失败的环节。1. 捕获。工具可获取来自会议或通话的实时音频，通常还会获取键入的文本、上传的文档或手写页面的照片。2. 听录。语音识别将口语转换为文本。出色的工具会标记讲话人并添加时间戳，你可以借此查找达成共识的时间点。3. 结构化。自然语言处理可从记录中选取实体、主题和关系，并向其添加标记。这是录音与可搜索内容之间的区别。4. 汇总。抽取式摘要会选取信息含量最高的句子。生成式摘要会生成全新语句来使用更少的字词表达同样的意义。5. 同步。笔记将存入你的日历、任务列表或共享存储。

最后一步比看起来更加重要。如果工具只执行到第四步，就会需要你来进行归档，这就是出色的笔记被遗忘在下载文件夹中的原因。

供应商使用这些术语的方式并不严谨，并且了解自己需要完成的工作会避免购买不合适的产品。

使用语音转文本、智能分类和上下文建议等功能创建和整理笔记。项目经理可以实时记录会议笔记，同时仍然可以参与讨论。

将语音转换为文本，其目标是实现保真而不是进行解释。用于措辞准确非常重要的情况，例如面试和客户通话。

凝练文本。向它输入长篇报告、演示文稿或记录后，它可返回关键要点。

大多数产品至少会将这三项功能中的两项组合在一起。通过区分上述差异，可以明确测试的内容：如果措辞准确性至关重要，则测试聊天记录；如果理解速度更加重要，则测试摘要。

工具之间的差异在于它们采用的基础技术。

将口语转换为书面文本，因此人们可以采用口述来替代手动键入。

标识实体、关系和情绪，这会生成可搜索的笔记，而不仅仅是存储笔记。

读取一组笔记的主题内容，并应用它来生成更清晰的输出。

使用机器学习将长篇文字压缩为关键要点。

提取重要术语以生成标记，从而将持续增长的存档内容保存在一起。

处理照片、关系图和手写页面。

分析记录人的记笔记方式并调整其建议以实现匹配。

跨设备保持笔记处于最新状态，以便团队根据一个版本开展工作。

将工具连接到日历、任务管理和云存储。

能够出色完成全部九项工作的工具并不多见，因此购买时应关注是否适合你的工作，而不是关注功能的数量。

这些优势按顺序逐步体现，只有持续使用该工具，才会体验到后续优点。

捕获和整理信息所需的时间更少，因此人们可以将更多时间投入到需要其判断的工作上。

借助自动听录和分类，可将注意力放在对话而不是键盘操作上。

未参会人员可以访问跨设备提供的笔记，因此知识不再仅仅局限于参会者群体。

自动标记生成的记录会不断累积价值。一整年的可检索笔记可以解答存放零散文档的文件夹无法解答的问题。

拥有充足的资料后，模式分析可以呈现相关内容和重复出现的主题。

经过平常一周的使用，情况会变得更加明朗。

在承诺的内容仍然准确时，将其记录下来。

可在同一天，而不是三天之后再根据记忆将拟办事项整理为电子邮件或任务列表。

摘要可以发送到未参会人员，从而无需重复召开会议。

保存每个候选人的书面记录，可以提高比较的公平性和实现评审小组结果的一致性。

外出途中记录的手写笔记与语音备忘录可转换为可检索文本。

大多数文章会向你提供工具的排名。更有价值的是了解要测试的项目，因为合适的答案取决于你的会议以及你的风险容忍度。

说话人带有口音、多人同时说话，以及使用行业术语会导致准确度下降。试用工具时，使用真实的会议录音而不是供应商的演示样例。

可以写入日历与存储的工具在每次使用时都会省去一个步骤。如果工具向你提供需要移动的文件，这会给每场会议带来额外的负担，而这些零碎的额外工作累积起来就会阻碍工具采用。

询问录制内容的存储位置、保存时长、有权访问的人员，以及你的内容是否会用于训练供应商'的模型。在推出之前，而不是客户询问时再明确答案。

录音规则因各州、国家/地区而异，并且部分地区要求通话中的所有参与者均需同意才能录音。检查该工具是否播报录音提示，并在首次录制客户通话前确定团队'的做法。

不应将由谁进行录音、谁可以共享记录，以及笔记保存时长等问题交给个人来判断。

按席位与按分钟定价会生成不同的账单。按实际月份定价。

能够在初期就从工具中获益的团队数量有限。

每周站会或固定客户通话可以客观评价准确度，而不会一次性中断所有工作。

每次都使用相同的措辞，以便形成惯例。

如果跳过此步骤，摘要将会分散在不同的收件箱里，从而无法解决记忆问题，还会产生更多的文件。

对照记忆阅读摘要，并告知工具它在识别时反复出错的术语。

多款 Microsoft 工具分别适用于此项工作的不同环节。Microsoft OneNote 是共享数字笔记本。借助 Microsoft Teams 实时转录，参会人员可在会议期间更轻松地关注会议，而 Teams 智能回顾则可在会后生成概述。Word 中的听录可记录和转写 Word 网页版中的对话，它适用于面试和一对一通话。如果仍然需要撰写跟进材料，Copilot Chat 可根据同一资料起草。

一个月后，只需针对一项指标即可评判你选取的工具：如果团队成员不再手动记笔记，这就说明它是有效的。