Ghi chú AI: cách hoạt động và cách chọn công cụ

Ghi chú AI là quá trình sử dụng các công nghệ AI, thuật toán và mô hình ngôn ngữ để nâng cao hiệu quả của việc ghi chép, sắp xếp và quản lý ghi chú. Phương pháp thủ công buộc bạn phải đánh đổi: bất kỳ ai mải mê nhập liệu cũng chỉ có thể tập trung một nửa vào cuộc họp, khiến cho cả chất lượng ghi chú lẫn sự tham gia của họ đều bị ảnh hưởng.

Ghi chú AI loại bỏ sự đánh đổi đó bằng cách tự đảm nhận việc ghi chép. Đối với một doanh nghiệp không có người chuyên trách ghi biên bản, những cuộc họp vốn không ai có thời gian ghi chép lại giờ đây đều tự động tạo ra một bản ghi.

Hầu hết các công cụ đều vận hành theo cùng 5 bước và việc nắm rõ 5 bước này sẽ giúp bạn biết công cụ có khả năng gặp lỗi ở đâu. 1. Ghi nhận. Công cụ tiếp nhận âm thanh trực tiếp từ cuộc họp hoặc cuộc gọi và thường là cả văn bản nhập tay, tài liệu tải lên hoặc ảnh chụp trang viết tay. 2. Chép lời. Công nghệ nhận dạng giọng nói chuyển đổi lời nói thành văn bản. Các công cụ tốt sẽ gán nhãn người nói và đánh dấu thời gian, giúp bạn tìm lại chính xác thời điểm một thỏa thuận được thống nhất. 3. Cấu trúc. Công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên sẽ nhận diện các thực thể, chủ đề cùng mối quan hệ trong bản chép lời và gắn thẻ cho chúng. Đây chính là điểm khác biệt giữa một bản ghi thuần túy và dữ liệu có thể tìm kiếm. 4. Tóm tắt. Phương pháp tóm tắt trích xuất sẽ chọn lọc ra những câu vốn đã mang nhiều ý nghĩa nhất. Phương pháp tóm tắt diễn giải sẽ viết lại các câu mới để diễn đạt cùng một nội dung nhưng bằng ít từ ngữ hơn. 5. Đồng bộ hóa. Các ghi chú sẽ tự động chuyển đến lịch, danh sách nhiệm vụ hoặc kho lưu trữ dùng chung của bạn.

Bước cuối cùng này quan trọng hơn so với vẻ ngoài của nó. Một công cụ dừng lại ở bước 4 sẽ bắt bạn tự làm công việc sắp xếp và đó là lý do vì sao những ghi chú chất lượng lại bị thất lạc trong thư mục tải xuống.

Các nhà cung cấp thường sử dụng các thuật ngữ này một cách khá linh hoạt và việc biết rõ bạn đang cần nhiệm vụ nào sẽ giúp bạn tránh mua nhầm sản phẩm.

Tạo và sắp xếp các ghi chú, tích hợp các tính năng như chuyển giọng nói thành văn bản, phân loại thông minh và đưa ra gợi ý theo ngữ cảnh. Một người quản lý dự án có thể ghi chép lại nội dung cuộc họp theo thời gian thực mà vẫn tham gia vào thảo luận.

Chuyển đổi lời nói thành văn bản, hướng tới độ trung thực chính xác thay vì diễn giải ý nghĩa. Hãy dùng tính năng này khi từng câu chữ chính xác là điều quan trọng, chẳng hạn như trong các bài phỏng vấn và cuộc gọi với khách hàng.

Cô đọng văn bản. Cung cấp cho công cụ một báo cáo dài, bản trình bày hoặc bản chép lời, công cụ sẽ trả về các điểm chính.

Hầu hết các sản phẩm đều kết hợp ít nhất 2 trong 3 tính năng trên. Sự phân biệt này cho bạn biết nên kiểm thử điều gì: nếu câu chữ chính xác là yếu tố then chốt, hãy kiểm thử tính năng chép lời; nếu tốc độ nắm bắt thông tin quan trọng hơn, hãy kiểm thử tính năng tóm tắt.

Các công cụ khác nhau tùy thuộc vào những công nghệ nền tảng mà nhà phát triển tập trung đầu tư.

Chuyển giọng nói thành văn bản viết, giúp người dùng có thể đọc chính tả cho máy chép thay vì phải gõ phím.

Nhận diện các thực thể, mối quan hệ và cảm xúc, giúp các ghi chú có thể tìm kiếm được thay vì chỉ lưu trữ đơn thuần.

Đọc hiểu chủ đề của một tập hợp các ghi chú và áp dụng ngữ cảnh đó để tạo ra kết quả đầu ra rõ ràng hơn.

Cô đọng các đoạn văn dài thành các ý chính bằng cách sử dụng máy học.

Trích xuất các thuật ngữ quan trọng để tạo ra các thẻ giúp kết nối kho lưu trữ dữ liệu ngày càng mở rộng.

Xử lý ảnh, sơ đồ và trang viết tay.

Phân tích cách một người ghi chú và điều chỉnh các gợi ý để phù hợp với thói quen đó.

Đảm bảo ghi chú luôn được cập nhật đồng bộ trên các thiết bị, giúp cả đội ngũ làm việc trên cùng một phiên bản duy nhất.

Kết nối công cụ với lịch, phần mềm quản lý công việc và kho lưu trữ đám mây.

Rất ít công cụ có thể làm tốt cả 9 tính năng trên, vì vậy câu hỏi khi lựa chọn mua là mức độ phù hợp với công việc của bạn, chứ không phải là số lượng tính năng.

Các lợi ích sẽ xuất hiện theo thứ tự và những lợi ích về sau chỉ thực sự phát huy nếu bạn kiên trì sử dụng công cụ.

Việc ghi nhận và sắp xếp thông tin tốn ít thời gian hơn, giải phóng nhân sự để họ tập trung vào những công việc đòi hỏi sự đánh giá và tư duy chuyên môn.

Việc tự động hóa quá trình chép lời và phân loại giúp duy trì sự chú ý vào cuộc trò chuyện thay vì bàn phím.

Các ghi chú được truy nhập linh hoạt trên nhiều thiết bị giúp thông tin đến được với cả những người không tham dự cuộc họp, từ đó kiến thức không còn bị phụ thuộc vào riêng bất kỳ cá nhân nào có mặt.

Hệ thống gắn thẻ tự động giúp xây dựng một bản ghi có giá trị tăng dần theo thời gian. Những ghi chú có thể tìm kiếm trong suốt một năm sẽ giải đáp được những thắc mắc mà một thư mục chứa các tài liệu rời rạc không thể làm được.

Khi có đủ lượng dữ liệu, việc phân tích mẫu hình sẽ làm nổi bật các nội dung liên quan và những chủ đề lặp đi lặp lại.

Mức độ hiệu quả trở nên rõ ràng hơn trong một tuần làm việc bình thường.

Các cam kết được ghi lại ngay khi thông tin vẫn còn chính xác.

Các đầu việc cần làm chuyển thành email hoặc danh sách công việc ngay trong ngày, thay vì 3 ngày sau mới nhớ lại để viết.

Bản tóm tắt được gửi đến bất kỳ ai vắng mặt để không phải tổ chức lại cuộc họp lần thứ hai.

Bản ghi bằng văn bản của từng ứng viên giúp việc so sánh trở nên công bằng hơn và giữ cho hội đồng đánh giá nhỏ hoạt động nhất quán.

Ghi chú viết tay và ghi âm giọng nói khi di chuyển bên ngoài chuyển thành văn bản có thể tìm kiếm.

Hầu hết các bài viết đều xếp hạng sẵn các công cụ cho bạn. Tuy nhiên, điều hữu ích hơn là biết cách kiểm thử một công cụ, bởi lựa chọn đúng đắn còn phụ thuộc vào tính chất các cuộc họp và mức độ chấp nhận rủi ro của bạn.

Tính chính xác sẽ giảm đối với ngữ điệu địa phương, tranh lời lẫn nhau và thuật ngữ chuyên ngành. Hãy chạy thử nghiệm trên bản ghi âm một cuộc họp thực tế, thay vì bản demo của nhà cung cấp.

Một công cụ có thể tự động ghi dữ liệu vào lịch và kho lưu trữ của bạn sẽ tiết kiệm được một thao tác mỗi lần sử dụng. Một công cụ bắt bạn phải tự di chuyển tệp thủ công sẽ tạo thêm gánh nặng nhỏ sau mỗi cuộc họp và những phiền phức nhỏ này chính là lý do khiến người dùng bỏ không sử dụng nữa.

Hỏi nơi lưu trữ bản ghi, thời gian lưu giữ, ai có quyền truy nhập và liệu nội dung của bạn có được dùng để huấn luyện mô hình của nhà cung cấp hay không. Hãy làm rõ câu trả lời trước khi triển khai, chứ không phải sau khi khách hàng thắc mắc.

Quy định về việc ghi âm khác nhau tùy theo từng tiểu bang và quốc gia, trong đó một số nơi yêu cầu tất cả những người tham gia cuộc gọi phải đồng ý. Hãy kiểm tra xem công cụ có tự động thông báo hay không và thống nhất quy trình làm việc của đội ngũ trước cuộc gọi đầu tiên với khách hàng có ghi âm.

Ai là người ghi âm, ai được chia sẻ bản chép lời và ghi chú được lưu giữ trong bao lâu không nên phụ thuộc vào quyết định cảm tính của từng cá nhân.

Mức giá tính theo từng tài khoản và tính theo từng phút sẽ tạo ra các hóa đơn khác nhau. Hãy định giá dựa trên mức sử dụng của một tháng thực tế.

Những đội ngũ khai thác hiệu quả công cụ này đều bắt đầu từ quy mô nhỏ.

Một buổi họp nhanh hằng tuần hoặc cuộc gọi định kỳ với khách hàng sẽ cho thấy tính chính xác một cách khách quan mà không làm gián đoạn toàn bộ quy trình cùng lúc.

Sử dụng cùng một câu từ thông báo mỗi lần để tạo thành thói quen.

Nếu bỏ qua bước này, các bản tóm tắt sẽ rải rác khắp các hộp thư đến, dẫn đến việc vấn đề về trí nhớ vẫn tồn tại mà lại phát sinh thêm nhiều tệp hơn.

Đọc lại các bản tóm tắt đối chiếu với những gì bạn nhớ và hiệu chỉnh cho công cụ các thuật ngữ mà nó thường xuyên nhận diện sai.

Nhiều công cụ của Microsoft đáp ứng tốt từng khía cạnh khác nhau trong số các yêu cầu này. Microsoft OneNote là một sổ tay kỹ thuật số dùng chung. Tính năng chép lời trực tiếp trong Microsoft Teams giúp theo dõi cuộc họp dễ dàng hơn khi đang diễn ra và tính năng tóm lược thông minh của Teams sẽ tạo ra phần tổng quan sau đó. Tính năng Chép lời trong Word giúp ghi âm và chép lời các cuộc trò chuyện trên Word cho web, rất phù hợp cho các buổi phỏng vấn và cuộc gọi trực tiếp 1-1. Khi vẫn cần phải viết phản hồi hoặc nội dung theo dõi sau cuộc họp, Copilot Chat có thể soạn thảo bản nháp ngay từ chính tài liệu đó.

Sau một tháng, hãy đánh giá công cụ bạn chọn dựa trên một tiêu chí duy nhất: nếu mọi người đã ngừng ghi chép bằng tay, điều đó có nghĩa là công cụ đang phát huy hiệu quả.