Ведення нотаток за допомогою ШІ: як працює ця функція і як вибрати потрібний інструмент

Ведення нотаток за допомогою ШІ – це процес використання технологій ШІ, алгоритмів і мовних моделей, який дає змогу покращити створення, упорядкування й контроль нотаток. Коли нотатки ведуться вручну, це змушує йти на компроміс: людина, яка друкує, лише частково бере участь у нараді – це негативно впливає і на нотатки, і на її участь в обговоренні.

Функція ведення нотаток за допомогою ШІ дає змогу уникнути такого компромісу, беручи записування на себе. У компаніях, де немає окремої людини для ведення нотаток, для нарад тепер за замовчуванням створюється запис.

У роботі більшості інструментів можна виділити одні й ті самі п’ять етапів, і ознайомлення з ними допомагає зрозуміти, де інструмент може дати збій. 1. Записування. Інструмент приймає в реальному часі аудіо наради або виклику, а часто ще й введений текст, передані документи або фото рукописної сторінки. 2. Транскрибування. Розпізнавання мовлення дає змогу перетворити вимовлені слова на текст. У якісних інструментах указується, хто говорить, і позначається час, щоб було легше відшукати момент, коли прийнято те чи інше рішення. 3. Структурування. Обробка природної мови дає змогу виділити сутності, теми й зв’язки в транскрипті та додати до них теги. Це визначає можливість пошуку. 4. Підсумовування. У процесі екстрактивного підсумовування вибираються речення з найбільшим смисловим навантаженням. Абстрактне підсумовування створює нові речення, які передають ту саму думку, але з меншою кількістю слів. 5. Синхронізація. Готові нотатки потрапляють до вашого календаря, списку завдань або спільного сховища.

Цей останній етап важливіший, ніж здається. Якщо інструмент зупиняється на четвертому етапі і вам доводиться самостійно зберігати файл, хороші нотатки можуть загубитися в папці завантажень.

Постачальники можуть уживати ці терміни неточно, тому потрібно розуміти, яке саме завдання ви маєте виконати, щоб вибрати відповідний продукт.

Створює та впорядковує нотатки з такими функціями, як перетворення мовлення на текст, розумна категоризація та контекстні пропозиції. Керівник проєкту може створювати нотатки до наради в реальному часі та водночас брати участь в обговоренні.

Перетворює мовлення на текст, зосереджуючись на точності, а не на інтерпретації. Використовуйте цю можливість, коли важливе точне формулювання, наприклад під час співбесід і розмов із клієнтами.

Стискає текст. Надайте цій функції довгий звіт, презентацію або транскрипт, і вона поверне ключові моменти.

У більшості продуктів поєднуються щонайменше дві з трьох функцій. Відмінність між ними підказує, що саме потрібно перевірити: якщо важливе точне формулювання, перевірте транскрипт; якщо швидкість сприйняття – перевірте підсумок.

Інструменти відрізняються залежно від технологій, на яких вони базуються.

Перетворює слова на письмовий текст, що дає змогу диктувати замість того, щоб набирати на клавіатурі.

Визначає сутності, зв’язки та тональність, завдяки чому нотатки не лише зберігаються, а й доступні для пошуку.

Визначає тему набору нотаток і використовує її, щоб створити зрозуміліший результат.

Стискає довгі фрагменти до ключових моментів за допомогою машинного навчання.

Виділяє важливі терміни, створюючи теги, які об’єднують щораз більший архів.

Обробляє фото, діаграми та рукописні сторінки.

Аналізує, як людина веде нотатки, і надає рекомендації відповідно до її стилю.

Підтримує актуальність нотаток на всіх пристроях, щоб уся команда могла працювати з однією версією.

Підключає інструмент до календарів, системи керування завданнями та хмарного сховища.

Лише деякі інструменти добре виконують усі дев’ять завдань, тож під час вибору важлива не кількість функцій, а те, як інструмент узгоджується з робочим процесом.

Переваги з’являються поетапно, і останні з них доступні, лише якщо ви продовжуєте користуватися інструментом.

Записування та впорядкування інформації займає менше часу, даючи змогу зосередитися на завданнях, які потребують людського судження.

Автоматизуючи транскрибування й категоризацію, ви можете приділити більше уваги розмові, а не роботі на клавіатурі.

Нотатки, доступні на всіх пристроях, надаються працівникам, яких не було на нараді, тож обізнаність більше не обмежується тими, хто був присутній.

Автоматичне додавання тегів допомагає створити запис, цінність якого зростає з часом. Нотатки за рік, доступні для пошуку, відповідають на запитання, на які не може відповісти папка з розрізненими документами.

Якщо матеріалу достатньо, аналіз шаблонів дає змогу виявити пов’язаний вміст і повторювані теми.

Ситуація стає зрозумілішою протягом звичайного робочого тижня.

Зобов’язання записуються, поки вони ще свіжі в пам’яті.

Дії, які потрібно виконати, фіксуються в електронному листі або списку завдань того ж дня, а не пригадуються через три дні.

Тим, хто пропустив нараду, надається підсумок, щоб не проводити нараду двічі.

Письмові записи про кожного кандидата роблять порівняння справедливішим, а роботу невеликої групи рекрутерів злагодженішою.

Рукописні нотатки й голосові записи з поїздок перетворюються на доступний для пошуку текст.

У більшості статей інструменти ранжируються. Але корисніше зрозуміти, на що звернути увагу, адже правильний вибір залежить від нарад, які ви проводите, і прийнятного рівня ризику.

Точність знижується за наявності акценту, у разі одночасної розмови кількох людей і якщо використовується галузевий жаргон. Перевірте роботу інструмента на основі запису реальної наради, не обмежуючись демонстрацією постачальника.

Інструмент, який відразу зберігає записи в календарі та сховищі, щоразу заощаджує один крок. Інструмент, який передає файл вам, щоб ви його перемістили, створює додаткове навантаження після кожної наради, що стає на заваді впровадженню.

Запитайте, де і як довго зберігаються записи, хто має доступ до них і чи використовує постачальник цей вміст, щоб навчати свої моделі. Отримайте відповіді до розгортання, перш ніж клієнт запитає про це.

Правила записування залежать від країни або регіону. У деяких випадках потрібна згода всіх учасників виклику. Переконайтеся, що інструмент повідомляє про початок роботи, і налаштуйте процес його використання для своєї команди, перш ніж буде записано першу розмову з клієнтом.

Не слід залишати на власний розсуд такі питання, як хто виконує записування, хто надає транскрипт і як довго зберігаються нотатки.

Ціна за кожного користувача й похвилинна оплата можуть у підсумку дати різну суму. Визначте витрати за реальний місяць роботи.

Команди, які користуються такими програмами, починають з малого.

Щотижнева коротка зустріч або регулярна розмова з клієнтом дає змогу об’єктивно оцінити точність, не змінюючи все відразу.

Щоразу використовуйте однакове формулювання, щоб це стало звичкою.

Якщо не зробити цього, підсумки розійдуться по поштових скриньках і загострять проблеми з пам’яттю.

Порівнюйте підсумки з тим, що ви запам’ятали, і навчайте інструмент термінам, у яких він постійно робить помилки.

Для різних завдань підходять різні інструменти Microsoft. Microsoft OneNote – це спільний цифровий нотатник. Транскрипти в реальному часі в Microsoft Teams допомагають стежити за перебігом наради під час її проведення, а інтелектуальне резюме Teams дає змогу отримати її огляд пізніше. Транскрибування у Word дає змогу записувати й транскрибувати розмови у вебпрограмі Word, що зручно для співбесід і особистих викликів. Якщо потрібно скласти подальший лист, Copilot Chat може створити його на основі тих самих матеріалів.

Ви можете легко оцінити вибраний варіант через місяць за такою ознакою: якщо співробітники перестали робити нотатки вручну, це означає, що він працює.