Poslovni vpogledi in zamisli
Ustvarjanje zaznamkov z UI je uporaba umetne inteligence za samodejno zajemanje, organiziranje in povzemanje zapiskov, ne glede na to, ali je vir srečanje, telefonski klic ali dokument. Zmogljivost te funkcije je v majhnem podjetju več kot le prihranek časa. Poslovne pogovore podjetja preoblikuje v zapis, ki si ga lahko pozneje ogledajo vsi ljudje. Težava večine malih podjetij je spomin: odločitve so sprejete prek klicev in nič ni zapisano.
Ustvarjanje zaznamkov z UI je postopek uporabe tehnologij UI, algoritmov in jezikovnih modelov za izboljšanje načina ustvarjanja, organiziranja in upravljanja zapiskov. Pri ročnem ustvarjanju zapiskov morate sprejeti kompromis: oseba, ki tipka, je le delno prisotna na srečanju, zato so slabši tako zapiski kot tudi njeno sodelovanje.
Ustvarjanje zaznamkov z UI ta odpravi kompromis, saj zagotovi zajemanje vsebine. Za podjetje brez zapisnikarja so za srečanja, ki jih nihče ni imel časa zapisati, zdaj privzeto ustvarjeni zapisi.
Večina orodij izvede enakih pet korakov in če jih poznate, boste vedeli, kje orodje verjetno ne bo uspešno. 1. Zajemanje. Orodje sprejme zvočni signal v živo s srečanja ali klica ter pogosto tudi natipkano besedilo, naložene dokumente ali fotografijo ročno napisane strani. 2. Prepisovanje. Prepoznavanje govora pretvori izgovorjene besede v besedilo. Dobro orodje označi govorca in ustvari časovni žig, kar vam omogoča, da poiščete čas, ko je bil sklenjen določen dogovor. 3. Strukturiranje. Obdelava naravnega jezika prepozna entitete, teme in odnose v prepisu ter jih označi. To je razlika med posnetkom in vsebino, po kateri lahko iščete. 4. Povzemanje. Izvlečeno povzemanje izbere stavke, ki že vključujejo največ pomena. Abstraktivno povzemanje napiše nove stavke, ki povedo isto stvar z manj besedami. 5. Sinhroniziranje. Zapiski so shranjeni v vašem koledarju, na seznamu opravil ali v skupni shrambi.
Ta zadnji korak je pomembnejši, kot je videti. Orodje, ki se ustavi pri četrtem koraku, način shranjevanja prepušča vam – in tako dobri zapiski na koncu ostanejo pozabljeni v mapi s prenosi.
Ponudniki te izraze uporabljajo precej ohlapno, zato boste le z jasnim razumevanjem, katero opravilo morate izvesti, preprečili nakup napačnega izdelka.
Ustvarja in organizira zapiske s funkcijami, kot so pretvorba govora v besedilo, pametna kategorizacija in kontekstualni predlogi. Vodja projekta lahko zajame zapiske s srečanja v realnem času in še vedno sodeluje v razpravi.
Pretvori govor v besedilo, pri čemer v prvi vrsti upošteva točnost in ne interpretacijo. Orodje uporabite, ko je pomembna natančna vsebina, kot so razgovori in klici strank.
Strne besedilo. Uporabite dolg poročilo, predstavitev ali prepis in orodje bo vrnilo ključne točke.
Večina izdelkov združuje vsaj dve od treh možnosti. Razlikovanje vam pove, kaj morate preskusiti: če je pomembna točna vsebina, preskusite prepis; če je pomembnejša hitrost razumevanja, preskusite povzetek.
Orodja se razlikujejo glede na to, na katerih temeljnih tehnologijah temeljijo.
Pretvori govorjene besede v napisano besedilo, da lahko ljudje narekujejo namesto tipkajo.
Prepozna entitete, odnose in ton, zaradi česar zapiski niso zgolj shranjeni, ampak lahko po njih tudi iščete.
Prebere zadevo nabora zapiskov in jo uporabi za ustvarjanje jasnejšega rezultata.
Strne dolge prehode v ključne točke z uporabo strojnega učenja.
Izvleče pomembne izraze, da ustvari oznake, ki povezujejo vse večji arhiv.
Obdela fotografije, diagrame in ročno napisane strani.
Analizira, kako oseba ustvarja zapiske, in prilagodi svoje predloge tako, da se ujemajo.
Ohrani zapiske posodobljene v vseh napravah, tako da lahko ekipa uporablja eno različico.
Poveže orodje s koledarji, upravljanjem opravil in shrambo v oblaku.
Malo orodij dobro opravi vseh devet nalog, zato morate pri nakupu upoštevati prilagodljivost vašemu načinu dela in ne število funkcij.
Prednosti orodja so na voljo zaporedno in poznejše so prikazane le, če uporabite vse korake orodja.
Zajemanje in organiziranje informacij traja manj časa, zato imajo ljudje čas, da se osredotočijo na opravila, ki zahtevajo njihovo presojo.
Zaradi avtomatizacije prepisovanja in kategorizacije ste pozorni na pogovor in ne na tipkovnico.
Do zapiskov, ki so na voljo v različnih napravah, lahko dostopajo ljudje, ki se niso udeležili srečanja, zato znanje ni več povezano s tem, kdo je bil prisoten.
Samodejno označevanje ustvari zapis, katerega vrednost se sčasoma povečuje. Zapiski, ustvarjeni v obdobju enega leta, po katerih je mogoče iskati, odgovorijo na vprašanja, ki jih ne morete pridobiti v mapi z razpršenimi dokumenti.
Ker je na voljo zadosti gradiva, analiza vzorcev pridobi povezano vsebino in ponavljajoče se teme.
Prava vrednost orodja je jasnejša v običajnem delovnem tednu.
Obveznosti so zapisane, dokler so še točne.
Elementi za dejanja so spremenjeni v e-poštna sporočila ali sezname opravil še isti dan, in ne tri dni pozneje po spominu.
Povzetek si lahko ogledajo vsi, ki se srečanja niso udeležili, zato srečanja ni treba ponoviti.
Napisan zapis posameznih kandidatov omogoča bolj pošteno primerjavo in ohranja usklajenost majhne komisije.
Ročno napisani zapiski in glasovni zapiski, ustvarjeni na poti, postanejo besedilo, po katerem je mogoče iskati.
Večina člankov za vas razvrsti orodja. Veliko bolj koristno je vedeti, kako orodje ustrezno preskusiti, saj je prave izbira odvisna od vrste srečanj in stopnje tveganja.
Točnost je zmanjšana zaradi naglasov, prekrivanja govora in strokovnega žargona. Preskusite orodje na resničnem posnetku srečanja in ne na predstavitvi ponudnika.
Orodje, ki ustvari zapis v vašem koledarju in shrambi, vedno prihrani korak. Orodje, ki posreduje datoteko za premik, doda majhen strošek vsakemu srečanju, majhni stroški pa zavirajo uvajanje.
Vprašajte, kje so posnetki shranjeni, kako dolgo se hranijo, kdo lahko dostopa do njih in ali vaša vsebina usposablja modele ponudnika. Odgovore pridobite pred uvedbo, ne šele potem, ko stranka zastavi vprašanje.
Pravila snemanja se razlikujejo glede na zvezno državo in državo, nekatera pa zahtevajo soglasje vseh oseb v klicu. Preverite, ali orodje samo posreduje to zahtevo in uskladite prakso ekipe pred prvim posnetim klicem s stranko.
Kdo snema, kdo posreduje prepis in kako dolgo se hranijo zapiski, ne bi smelo biti prepuščeno presoji posameznika.
Cene na licence in cene na minuto ustvarijo različne račune. Primerjajte ceno z dejanskim mesecem.
Ekipe, ki izkoristijo zmogljivosti tega orodja, začnejo z ozko usmerjenim obsegom uporabe.
Tedenska kratka srečanja ali redni klic strank omogočajo vpogled v točnost, ne da bi hkrati motili vse delovne postopke.
Vsakič uporabite isto besedilo, da postane rutina.
Če preskočite ta koraka, so povzetki razpršeni po nabiralnikih, pri čemer ostaneta enaka težava glede pomnilnika in še več datotek.
Primerjajte povzetke z vsebino, ki se jo spomnite, in naučite orodje izrazov, ki jih še vedno napačno prepoznava.
Več Microsoftovih orodij ustreza različnim delom. Microsoft OneNote je digitalni zvezek v skupni rabi. Prepisi v živo v aplikaciji Microsoft Teams omogočajo lažje spremljanje srečanj med njihovim potekom, pametni povzetek aplikacije Teams pa ustvari poznejši pregled. Prepis v Wordu zabeleži in prepiše pogovore v Wordu za splet, kar je primerno za razgovore in zasebne pogovore. Ko je treba še vedno napisati nadaljnje delo, lahko Copilot Chat ustvari osnutek iz istega gradiva.
Katero koli rešitev izberete, jo po enem mesecu ocenite po enem kriteriju: če so ljudje prenehali ročno zapisovati, orodje deluje.
Spremljajte Microsoft 365