AI-notities maken: hoe het werkt en hoe je een hulpprogramma kiest

Het maken van AI-notities is een proces waarbij op AI gebaseerde technologieën, algoritmen en taalmodellen worden gebruikt om de manier te verbeteren waarop notities worden vastgelegd, georganiseerd en beheerd. Handmatig werk leidt tot compromissen: degene die typt, heeft de aandacht slechts deels bij de vergadering, iets waaronder zowel de notities als deelname te lijden hebben.

Het maken van AI-notities zorgt dat er niet voor dergelijke compromissen hoeft te worden gekozen: het vastleggen wordt helemaal overgenomen. Voor een bedrijf zonder vaste notulist is voor Vergade­ringen waarbij niemand tijd had om ze vast te leggen, nu standaard een verslag beschikbaar.

De meeste hulpprogramma's doorlopen dezelfde vijf stappen. Als je die kent, heb je een beter idee waar een hulpprogramma kan falen. 1. Vastleggen. Het hulpprogramma maakt gebruik van live audio van een vergadering of gesprek, plus vaak getypte tekst, geüploade documenten of een foto van een handgeschreven pagina. 2. Transcriberen. Spraakherkenning zet gesproken woorden om naar tekst. De beste hulpprogramma's labelen de spreker en voegen een tijdstempel toe, waardoor je eenvoudig het moment kunt terugvinden waarop iets is overeengekomen. 3. Structureren. Met behulp van natuurlijke taalverwerking worden de entiteiten, onderwerpen en relaties in de transcriptie gekozen, en worden deze getagd. Dit is het verschil tussen een opname en iets dat doorzoekbaar is. 4. Samenvatten. Op basis van extractieve samenvatting worden de zinnen geselecteerd die zonder aanpassingen al het meest betekenisvol zijn. Bij abstractieve samenvatting worden nieuwe zinnen geschreven die hetzelfde zeggen, maar dan in minder woorden. 5. Synchroniseren. De notities worden beschikbaar gemaakt in je agenda, takenlijst of gedeelde opslag.

Die laatste stap is belangrijker dan je zou denken. Een hulpprogramma dat stopt bij stap vier, laat het administratieve werk aan jou over, en zo verdwijnen de beste notities in een map met downloads.

Leveranciers gebruiken deze termen vaak door elkaar. Als je een goed beeld hebt van de taak die je nodig hebt, kun je beter de juiste productkeuze maken.

Hiermee maak en organiseer je notities, met functies zoals spraak-naar-tekst, slimme categorieën en contextuele suggesties. Een projectmanager kan vergadernotities in real time vastleggen en toch deelnemen aan de discussie.

Converteert spraak naar tekst, en richt zich op kwaliteit in plaats van interpretatie. Gebruik dit wanneer exacte formuleringen van belang zijn, zoals bij interviews en gesprekken met klanten.

Vat tekst samen. Geef het een lang rapport, een presentatie of een transcriptie, en je krijgt de belangrijkste punten terug.

De meeste producten combineren minstens twee van de drie categorieën. Het onderscheid tussen de functies laat zien wat je moet testen: als de exacte formulering cruciaal is, test je de transcriptiefunctie, maar als snelheid van begrip cruciaal is, test je de samenvattingsfunctie.

Hulpprogramma's verschillen per onderliggende technologieën waarin ze hebben geïnvesteerd.

Zet gesproken woorden om in geschreven tekst, zodat mensen kunnen dicteren in plaats van te typen.

Identificeert entiteiten, relaties en sentiment, waardoor notities doorzoekbaar worden in plaats van alleen opgeslagen.

Leest het onderwerp van een set notities en past dat toe om duidelijkere output te maken.

Maakt lange passages korter door ze met machine learning samen te vatten tot kernpunten.

Extraheert belangrijke termen om de tags op te bouwen die een groeiend archief samenhang geven.

Verwerkt foto's, diagrammen en handgeschreven pagina's.

Analyseert hoe iemand notities maakt en past de suggesties daarop aan.

Houdt notities op alle apparaten actueel, zodat een team met één versie werkt.

Verbindt het hulpprogramma met agenda's, taakbeheer en cloudopslag.

Weinig hulpprogramma's doen het goed in alle 9 categorieën. Daarom moet je de keuze voor de oplossing die je gaat kopen baseren op je werk, en niet op het aantal beschikbare functies.

Je zult de voordelen één voor één opmerken, en de latere voordelen presenteren zich pas als je langer met een hulpprogramma blijft werken.

Het vastleggen en ordenen van informatie kost minder tijd, waardoor mensen beschikbaar zijn voor werk waarvoor hun input nodig is.

Door transcriptie en categorisering te automatiseren, kunnen deelnemers zich focussen op het gesprek in plaats van op het toetsenbord.

Notities die beschikbaar zijn op verschillende apparaten, bereiken de personen die niet aanwezig waren bij de vergadering, zodat kennis niet alleen toegankelijk is voor de deelnemers.

Dankzij automatische tags wordt een archief samengesteld waarvan de waarde zich steeds verder uitbreidt. Een jaar aan doorzoekbare notities biedt antwoorden die niet terug te vinden zijn in een map met losse documenten.

Als er voldoende materiaal beschikbaar is, kunnen met patroonanalyse gerelateerde inhoud en terugkerende thema's aan het licht worden gebracht.

In een gewone werkweek worden de voordelen steeds duidelijker.

Toezeggingen worden direct helder vastgelegd.

Actie-items worden dezelfde dag nog omgezet in een e-mail of takenlijst, niet drie dagen later uit het geheugen.

Een samenvatting bereikt iedereen die een gesprek heeft gemist, zodat je de vergadering niet twee keer hoeft te houden.

Een schriftelijk verslag van elke kandidaat maakt de vergelijking eerlijker en houdt kleine commissies op één lijn.

Handgeschreven notities en spraakmemo's die onderweg zijn vastgelegd, worden omgezet in doorzoekbare tekst.

In de meeste artikelen worden de hulpprogramma's voor jou op een rijtje gezet. Het is echter handiger om te weten wat je ermee wilt doen, omdat het juiste antwoord afhangt van je Vergade­ringen en je risicobereidheid.

De nauwkeurigheid neemt af door accenten, door elkaar praten en vakjargon. Test het hulpprogramma met een echte opname van een vergadering, niet met de demo van de leverancier.

Een hulpprogramma dat naar je agenda en opslagruimte schrijft, bespaart je iedere keer een extra stap. Oplossingen waarbij je een bestand krijgt dat je zelf moet verplaatsen, voegen steeds weer een kleine belasting toe aan elke vergadering, en die kleine belasting is funest voor de ingebruikname.

Vraag waar opnamen worden opgeslagen, hoelang ze worden bewaard, wie toegang heeft tot de opnamen en of je inhoud wordt gebruikt voor training van de modellen. Zorg dat deze vragen zijn beantwoord vóór de implementatie, niet nadat een klant ernaar vraagt.

Opnameregels verschillen per staat en land, en sommige vereisen dat iedereen in het gesprek akkoord gaat. Controleer of het hulpprogramma zichzelf aankondigt en stel de praktijken van je team vast vóór het eerste opgenomen klantgesprek.

Wie er opneemt, wie een transcriptie deelt en hoelang notities worden bewaard, moeten niet aan een individueel oordeel worden overgelaten.

De prijs per seat en per minuut leiden tot verschillende facturen. Vergelijk de prijs met een echte maand.

Teams die hier waarde uit halen, beginnen klein.

Een wekelijkse stand-up of een vast klantgesprek kan een eerlijk beeld van de nauwkeurigheid geven, zonder alles in één keer te verstoren.

Gebruik elke keer dezelfde formulering, zodat het routine wordt.

Doe je dit niet, dan verspreiden de samenvattingen zich over verschillen postvakken IN, en blijf je achter met hetzelfde geheugenprobleem plus meer bestanden.

Vergelijk de samenvattingen met wat je je herinnert, en leer het hulpprogramma de termen die het steeds verkeerd gebruikt.

Verschillende Microsoft-hulpprogramma's passen bij verschillende onderdelen van het proces. Microsoft OneNote is een gedeeld digitaal notitieboek. Livetranscripties van Microsoft Teams maken Vergade­ringen gemakkelijker te volgen terwijl ze plaatsvinden, en de functie voor intelligente toegang van Teams geeft een overzicht na afloop. Transcriptie in Word registreert en transcribeert gesprekken in de webversie van Word, wat geschikt is voor interviews en een-op-een-gesprekken. Wanneer de opvolging nog moet worden geschreven, kan Copilot Chat deze op basis van hetzelfde materiaal maken.

Beoordeel je keuze na een maand: als mensen zijn gestopt met het maken van handmatige notities, werkt het proces naar behoren.