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インテリジェント ドキュメント処理とは

ノート PC で作業する眼鏡をかけた人

データは飽和状態に達しています。今日、多くの組織では保持するデータ量が多すぎて、価値ある情報と不要な情報を判別するのが困難になっています。膨大な量のデータから実用的なインサイトを得るためには、コストと時間がかかるものです。そこで、インテリジェント ドキュメント処理 (IDP) の活用が期待されています。

 

インテリジェント ドキュメント処理 (IDP) は、大量のデータから意味のある情報をスキャン、読み取り、抽出、分類、整理して、利用可能な形式にするワークフロー自動化テクノロジです。このテクノロジでは、紙、PDF、Word 文書、スプレッドシート、その他多くの種類のドキュメントを処理できます。IDP の主な機能は、人手を介さずに、大量のデータから価値ある情報を抽出することです。

 

IDP でドキュメント処理の一部を自動化するメリットは複数あります。AI (人工知能) を使用することで、IDP では手作業でデータ入力や処理を行う作業者が不要になります。これによって、データを処理できる速度が向上するだけでなく、そのコストを下げることもできます。同時に、ヒューマン エラーが削減されるため効率も向上します。

 

現代の組織は多くの場合、構造化、非構造化、半構造化という 3 種類のデータを大量に抱えています。構造化データは体系化されているため、人間のデータ処理担当者でも簡単に読み取ることができます。一方、非構造化データは処理や分析に時間がかかります。半構造化データはその中間です。インテリジェント ドキュメント処理ソリューションでは、構造化、非構造化、半構造化データの処理を自動化できます。

Power Automate でドキュメントを有用なデータに変える

Microsoft Power Automate の IDP テクノロジを活用すれば、ドキュメント処理の手間を省くことができます。Power Automate は、非効率的な手作業の入力を過去のものとし、信頼性の高いデータ インサイトを実現するのに役立ちます。

インテリジェントなドキュメント処理の仕組みを教えてください。

 

インテリジェント ドキュメント処理にはいくつかの手順があります。

 

最初に行われるインテリジェント ドキュメント認識では、IDP が複雑なディープ ラーニング AI テクノロジを使用してドキュメントをスキャンし、分類します。このテクノロジは最大 190 の言語での学習が可能で、データ処理担当者と同じように文書を読み取り、解釈できます。

 

データが分類された後、組織にとって価値のあるデータがインテリジェント ドキュメント自動化ソフトウェアによって抽出されます。抽出処理は、大きなドキュメントから特定のデータを識別できるコグニティブ AI テクノロジによって行われます。その後、IDP によって関連するデータが整理され、利用しやすい形式で提示されます。

 

構造化、半構造化、または非構造化データが大量にある場合、インテリジェント ドキュメント処理は、ビジネス プロセス管理戦略の一部として考慮する価値のある投資です。

インテリジェント ドキュメント処理のメリット

 

インテリジェント ドキュメント処理は、ビジネス プロセスの改善やチームの効率向上に役立つことが実証されています。ドキュメント処理を自動化する主な利点をいくつかご紹介します。

 

  • インテリジェント ドキュメント処理を使用すると、処理の精度が向上します。人間のデータ処理担当者のエラー率は、IDP の場合より大幅に高くなります。
  • ワークフローの一部を自動化することで、ドキュメント処理のコストを低減できます。平均して、手作業によるドキュメント処理のコストはドキュメントあたり 6 から 8 ドルです。自動ドキュメント処理のドキュメント単価はそれを大幅に下回ります。
  • 従業員により効果の高い作業を行う機会を与えて、生産性を向上できます。頭を使わず時間をかけてドキュメントを処理する必要がなくなり、従業員は他のことに集中できるようになります。

インテリジェント ドキュメント処理と自動ドキュメント処理の違いは何ですか?

 

自動ドキュメント処理は IDP と関連性がありますが、大きく異なるテクノロジです。自動ドキュメント処理は、主に紙のドキュメントをデジタル化するために使用されます。紙のドキュメントのデジタル コピーを作成することにより、インデックスを作成してデータベースで検索できるようになります。これは紙のドキュメントに依存しながらデータをデジタル化する必要もある、DMV のような組織にとって非常に重要です。

 

インテリジェント ドキュメント処理は、紙のドキュメントをデジタル化してインデックスを作成できるビジネス プロセス管理ソフトウェアですが、紙 (またはその他の種類) のドキュメントのデータにコンピューターからアクセスできるようにするだけでなく、そこから価値のある情報を分類してインサイトを提供するという点で数段進んでいます。

インテリジェント ドキュメント処理ソフトウェアを選ぶ方法

 

組織に最適なインテリジェント ドキュメント処理ソフトウェアを選択するためには、いくつかの手順があります。

 

  1. IDP を選ぶ際は、まず組織のデータ処理のニーズを特定します。構造化データと非構造化データのどちらが多いですか? データの形式はどのようなものが多いですか? どの程度のデータ処理を自動化したいのですか?
  2. 次に、インテリジェント ドキュメント処理に最適なデータはどれなのかを評価するとよいでしょう。それぞれのデータ セットの処理にかかる時間、組織にとって自動化のメリットが最も大きい作業は何かをよく考えます。手作業で処理するのに非常に長い時間のかかるドキュメントが、IDP に適している可能性があります。
  3. 自動化したいドキュメント処理ワークフローを特定できたら、インテリジェント ドキュメント処理ソフトウェアの選定に進むことができます。自動ドキュメント処理に対する組織の自動化ニーズや要件に基づいて判断しましょう。選ぶ際の参考となるポイントをいくつかご紹介します。

  • インテリジェント ドキュメント自動化ソリューションの実装にはどのくらいの時間がかかりますか?
  • このソフトウェアのメンテナンスは簡単ですか?
  • インテリジェント ドキュメント自動化サービスに対して、ソフトウェア会社から提供されるサポートのレベルはどの程度ですか?
  • ソフトウェアに搭載されているインテリジェント ドキュメント認識テクノロジは、処理したいすべてのドキュメントを読み取ることができますか?
  • ソフトウェアの精度は、エラー率を大幅に改善できるものですか?

インテリジェント ドキュメント処理の使用用途

 

IDP はさまざまな業界で使用されています。インテリジェント ドキュメント処理の使用用途をいくつかご紹介します。

 

  • 財務部門では、請求書の処理といった買掛金勘定の業務を自動化できます。
  • 人事部門では、履歴書の処理、従業員の選考、従業員アンケートやその他の HR データの処理を IDP で行うことができます。
  • 政府機関では、インテリジェント ドキュメント処理ソフトウェアを利用して許可証の管理、電子ドキュメントの発行、申請の処理を行うことができます。
  • 保険会社では、自動ドキュメント処理を利用して請求の処理、不正の検出、保険契約のトリアージを行い、組織のドキュメント処理を円滑に進めることができます。
  • 法律事務所では、IDP を使用すると、手作業でのドキュメント処理よりも高い精度で法定データを処理、アーカイブ、管理できます。

 

これらは、インテリジェント ドキュメント処理を使用してデータ処理ワークフローを促進・改善している分野のほんの一部です。適切なソフトウェアを使用すれば、ほとんどの組織で IDP には広範な用途とメリットがあります。

Microsoft Power Automate を使用したビジネス プロセスの自動化のメリットについてさらにご説明します。

Microsoft Power Automate でドキュメント処理を簡素化する

 

組織でインテリジェント ドキュメント処理を使用すると、ドキュメントから有用なデータを収集できるようになり、ヒューマン エラーとコストも低減できます。IDP によって従業員は大量の面倒なデータ処理から解放され、意味のあるデータ インサイトが使いやすく利用しやすい形式で抽出されます。

 

IDP は、繰り返しのタスクを排除して作業効率を向上させる Power Automate によって実現するワークフロー自動化機能の 1 つに過ぎません。ローコードのドラッグ アンド ドロップ ツールを備えた Power Automate は、新しい業務遂行方法の創出に役立ちます。

よく寄せられる質問

  • インテリジェント ドキュメント処理 (IDP) は、大量のデータから意味のある情報をスキャン、読み取り、抽出、整理するワークフロー自動化テクノロジです。
  • インテリジェント ドキュメント処理では、インテリジェント ドキュメント認識テクノロジを使用してドキュメントを分類してから、そのデータをパターン認識テクノロジで処理します。ドキュメントの処理が終わると、IDP ソフトウェアによって意味のあるデータが抽出され、利用可能な形式にまとめられます。
  • インテリジェント ドキュメント処理によって、さまざまな業界の組織でデータ処理の精度、効率、速度が向上することが明らかになっています。
  • 自動ドキュメント処理は、主に紙のドキュメントをデジタル化するために使用されます。インテリジェント ドキュメント処理では、さまざまな種類のドキュメントを完全に処理し、関連するデータを整理することで、人間のデータ処理担当者の必要性を軽減できます。
  • インテリジェント ドキュメント ソフトウェアの導入では、最初に現在のドキュメント処理ワークフローを評価して自動化できる部分を見つけます。自動化したいドキュメント処理を把握できたら、最高レベルの精度が必要なワークフローを特定してその自動化に取り掛かります。
  • インテリジェント ドキュメント処理は、保険会社から行政機関まで業界を問わず、さまざまなタイプのデータ処理の迅速化と改善に利用できます。

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