Tietoja projektikirjanpidosta

Kaksi henkilöä katselemassa kannettavaa tietokonetta ja keskustelemassa oletettavasti projektikirjanpidosta

Monet yritykset ylittävät projektien budjetin avainryhmien ja johdon välisen viestinnän puutteen vuoksi, mikä johtaa projektin viivästymisiin ja keskeytyksiin. Varmistaaksesi, että projektisi pysyy aikataulussa ja budjetissa sen elinkaaren aikana, sinun on seurattava kaikkea, mitä on ostettu ja maksettu sen aikana. Käyttämällä projektikirjanpitoa tiimisi voi tarkasti laskea aikansa, lisätä yksityiskohtia projektinhallintatoimista ja varmistaa, että saavutat kaikki lyhyen ja pitkän aikavälin liiketoimintatavoitteesi.

Mikä on projektikirjanpito?

Projektikirjanpito on kirjanpidon hallintakäytäntö, joka seuraa projektiin liittyviä etuja ja kustannuksia. Tämän myös projektin kustannuslaskentana tunnetun kirjanpidon avulla yritykset voivat arvioida projektin tulevat taloudelliset vaikutukset sekä sen, miten projektit tulee suunnitella sitoumusten täyttämiseksi.

Yrityksen kannattavuus riippuu tarkasta kirjanpidosta. Liiketoiminnan kasvaessa projektikirjanpito voi olla arvokas työkalu tehokkaalle projektinhallinnalle, koska se tarjoaa yksityiskohtaisen näkymän projektin edistymisestä.

Projektin kustannuslaskennan edut

Riippumatta siitä, kuinka pieni budjettisi on, projektikirjanpidon lisääminen prosessiisi vaikuttaa merkittävästi talouteesi sekä sisäisesti että ulkoisesti. Projektikirjanpidon käyttöönottaminen työnkulkuusi hyödyttää liiketoimintaasi ja tehostaa projektinhallintaa.

Seuraavassa esitellään joitakin etuja:

Projektin prosessin ja kannattavuuden reaaliaikaiset päivitykset
Yrityksen parannettu yleinen taloushallinto
Näkyvyys projektibudjettiin
Parannettu resurssienhallinta
Arvokkaita tietoja tulevia projekteja varten

Tämäntyyppinen kirjanpito auttaa yritystä ja tiimiä hallitsemaan riskejä ja varaamaan resursseja tehokkaasti tarkkaa projektinhallintaa varten.

Projektikirjanpitoprosessi

Kun aloitat projektin, on parasta lisätä kirjanpito prosessiin mahdollisimman pian varmistaaksesi, että saavutat kaikki projektitavoitteesi ajallaan ilman budjetin ylityksiä. Projektikirjanpito voidaan jakaa kahteen eri projektityyppiin: sisäisiin ja ulkoisiin. Sisäisissä projekteissa keskitytään sinun ja sisäisen tiimisi kuluihin. Ulkoiset projektit koostuvat taloudellisista asioista, kuten tapahtumista tai asiakkaille suoritetuista palveluista.

Kun projektin luokittelu on päätetty, organisaation kirjanpitäjät järjestävät ja erittelevät prosessin seuraavaan kuuteen alueeseen:

Aloitus. Päätä, kuka on vastuussa kustakin tehtävästä, sekä milloin ja miten nämä resurssit varataan ja niille kohdistetaan varat.
Budjetti. Varmista, että budjettisi on jaettu kategorioihin tai ryhmiin. Työkalu, kuten ammattilaispalvelujen automaatio-ohjelmisto (PSA), voi mahdollistaa suuritöisten hallinnollisten tehtävien automatisoinnin ja määrittää ensimmäisen perusbudjetin.
Hallinta. Käsittele ja tallenna tapahtumat seuraamalla taloushallinnon sitoumuksia, laskutusta ja projektin kannattavuusraporttien luomista.
Toteutus. Tässä prosessin vaiheessa projektipäällikkösi määrittävät kustannukset, mahdolliset tuotot ja mittarit projektisi taloudelliselle menestykselle. Tarvitset näitä tunnuslukuja (KPI) huomataksesi, missä olet edistynyt ja säätääksesi tarvittaessa.
Ylläpito. Tarkista prosessin aikana kerätyt tiedot ja hallinnoi niitä, jotta voit varmistaa projektin ja tehtävien saavutukset samalla, kun korjaat mahdolliset taloushallinnon epäyhteneväisyydet.
Analytiikka. Arvioi vastaanotetut kirjanpitotiedot säännöllisesti ja tee tarkkoja liiketoimintaa koskevia päätöksiä. Muuta suuntaa tarvittaessa.

Kun tarkastelet prosessia, saatat valita tietyn menetelmän ja huomata, että se ei sovi projektisi laajuuteen. Saatat myös nähdä päällekkäisyyksiä siinä, miten käsittelet taloudellisia menetelmiäsi joko projektikirjanpidon tai talouskirjanpidon kautta.

Projektikirjanpito ja talouskirjanpito

Nämä kaksi kirjanpitotyyppiä voivat näyttää keskenään vaihtokelpoisilta, mutta todellisuudessa niillä on täysin erilaiset lopputavoitteet. Projektikirjanpidon ja talouskirjanpidon erot ovat seuraavat:

Menetelmä: Talouskirjanpidossa on kaksi yleistä menetelmää: kustannuslaskenta ja suoriteperusteinen kirjanpito. Projektikirjanpidossa ei oikeastaan ole väliä, minkä menetelmän valitset, koska se ei vaikuta prosessiin.
Aikaväli: Tavanomaisessa talouskirjanpidossa seurataan kuukausittaisia tapahtumia, kun taas projektikirjanpidossa tarkastellaan kaikkia projektin elinkaaren alusta loppuun tehtyjä tapahtumia riippumatta siitä, kuinka pitkä se on.
Kustannus: Talouskirjanpidossa kustannukset jaetaan suuriin, laajoihin luokkiin, kuten myyntisaamisiin. Projektikirjanpidossa voit jakaa kulut tarkkoihin osiin, kohdentamalla kustannuksia tiettyihin projektitehtäviin.
Huomioon otettavaa: Kaikki liiketoiminnan kulut kirjataan yleisessä talouskirjanpidossa, mutta projektikirjanpidossa vain projektin toimituksiin liittyvillä kustannuksilla on merkitystä.

Projektikirjanpidossa keskitytään enemmän tiettyyn projektiin liittyviin tapahtumiin, kun taas talouskirjanpito tarjoaa liiketoiminnan taloushallintoa tarkasteltavaksi yhdellä silmäyksellä. Nyt erojen määrittämisen jälkeen on opittava, milloin projektikirjanpitoa tulee käyttää.

Milloin projektikirjanpitoa tarvitaan?

Projektikirjanpitoa voidaan käyttää monista eri syistä. Yleisimmät tilanteet, joissa sinun tulisi harkita projektisi budjetointia:

Uuden tuotteen tai palvelun luominen
Säännölliset yksittäisprojektit
Projektit, jotka eivät kuulu määritettyyn laajuuteen
Rahan kohdistamisen ja käyttämisen määrittäminen eri projekteja varten
Vertailevat projektianalyysit

Kun olet valmis yksinkertaistamaan kirjanpitokokemusta samalla, kun varmistat kaikkien projektin maksujen tilivelvollisuuden, olet valmis lisäämään uusia toimintotyökaluja prosessiin.

Budjetoi ja järjestä kulut Dynamics 365 Project Operationsin avulla

Kun rakennat tiimiäsi ja järjestät nykyisiä ja tulevia projekteja, tarvitset ohjelmiston, joka pystyy olemaan yhtä joustava ja keskittynyt kuin tiimisi. Kun pysyt ajan tasalla suoritteistasi ja tehtäväkohtaisista kuluistasi, voit laskea tulosi nopeasti ja helposti. Voit myös varmistaa, että jokainen sentti projektistasi on kirjattu ja analysoitu.

Dynamics 365 Project Operationsin avulla tiimisi voi hyödyntää projektikustannuksia ja tehostaa toimintoja. Kaikkien myynti- ja taloustietojen yhdistetyn näkymän avulla saadaan helposti tietoja markkinoiden muutoksista. Tietojen avulla organisaation tavoitteet voidaan myös kohdistaa uudelleen tarvittaessa.

Lue lisää