¿Qué es la administración de procesos empresariales (BPM)?

BPM efectivo sigue un ciclo de vida continuo que garantiza que los procesos no solo se implementan, sino que también se refinan de forma coherente a lo largo del tiempo. Los cinco pasos clave de administración de procesos empresariales incluyen:
 

1. Diseño. Defina los objetivos del proceso, los roles, las entradas, las salidas y los pasos. Esto puede implicar herramientas de modelado o asignación de procesos. Por ejemplo, una universidad que diseñe un proceso de registro de estudiantes describiría todos los pasos desde la aplicación hasta la inscripción para identificar formas de lograr objetivos como menos aplicaciones abandonadas, una mayor precisión de los datos y un tiempo de procesamiento más rápido.
    
2. Modelo. Cree representaciones visuales para simular diferentes escenarios, ayudando a los equipos a comprender las dependencias y optimizar el flujo. Un ejemplo podría ser una empresa de logística que modele su optimización de rutas de entrega en función de los datos de volumen y tráfico en lugar de programaciones estáticas o patrones históricos, con el fin de prever cuellos de botella, reducir los costes de combustible y acortar los tiempos de entrega una vez implementados.
    
3. Ejecutar. Implemente el proceso con herramientas de automatización de flujos de trabajo como Microsoft Power Automate. Un equipo de recursos humanos podría ejecutar un nuevo flujo de trabajo de incorporación de empleados que genera automáticamente tareas, recordatorios y recopilación de documentos, lo que garantiza una experiencia coherente para cada empleado y reduce la sobrecarga administrativa.
    
4. MONITOR. Realice un seguimiento del rendimiento en tiempo real, capturando métricas clave como el tiempo de ciclo, las tasas de error y el rendimiento. Por ejemplo, un sistema sanitario que supervisa cuánto tiempo tardan las autorizaciones previas a los seguros y dónde se producen retrasos podría realizar mejoras que darían lugar a aprobaciones más rápidas, mayor satisfacción de los pacientes y menos problemas de facturación.
    
5. Optimizar. Use la información de la supervisión para refinar el proceso. Esto puede significar la automatización de pasos adicionales, la eliminación de redundancias o la actualización del diseño del flujo de trabajo. Una cadena minorista, por ejemplo, puede optimizar los flujos de trabajo de reposición de la tienda después de identificar las existencias frecuentes.
    

Cada fase se basa en la anterior, lo que admite la automatización continua de procesos, un mejor uso de los recursos y mejoras cuantificables en la eficacia operativa.

La adopción de BPM crea un valor inmediato y a largo plazo para su organización. Algunas de las ventajas más inmediatas son:
 

• Mayor eficiencia. Los flujos de trabajo estandarizados reducen el esfuerzo manual y la duplicación.
• Mayor agilidad. Adáptese más rápido al mercado o a los cambios normativos con los procesos adecuados.
• Mayor cumplimiento. El seguimiento automatizado admite la ejecución coherente y la preparación de auditoría.
• Seguimiento de ROI mejorado. Las mejoras operativas se traducen en ahorros de costes medibles y optimización de recursos.
• Mejor colaboración. Los roles y responsabilidades claramente definidos mejoran el trabajo en equipo.

Estas ventajas de automatización de procesos empresariales ayudan a los equipos a trabajar de forma más eficaz desde el primer día, estableciendo las bases para una transformación de procesos más amplia. Con el tiempo, una mayor eficiencia, agilidad y colaboración crean una base para las ventajas a largo plazo, como:
 

• Escalabilidad. BPM permite a las empresas crecer sin perder el control operativo. A medida que los procesos están optimizados y automatizados, se escalan con menos esfuerzo y menor coste.
• Toma de decisiones basada en datos. La supervisión continua muestra tendencias y métricas de rendimiento que admiten una mejor planeación y asignación de recursos.
• Satisfacción de los empleados. La reducción de las tareas manuales repetitivas permite a los empleados centrarse en un trabajo de mayor valor, lo que mejora la participación y la retención.
• Mejoras en la experiencia del cliente. Los procesos eficientes reducen los retrasos y errores, lo que conduce a un servicio más coherente y una mayor satisfacción.
• Ventaja competitiva. Las empresas que optimizan y automatizan más rápido pueden ofrecer valor más rápidamente, innovar antes y responder a los cambios del mercado con agilidad.

Para lograr estos resultados a escala, muchas organizaciones confían en software de administración de procesos empresariales para automatizar tareas, realizar un seguimiento del rendimiento y adaptar los procesos en tiempo real.

La administración de procesos empresariales se aplica ampliamente, lo que ayuda a sectores enteros a modernizar las operaciones, así como a todos los departamentos de esos sectores a trabajar de forma más eficaz. BPM se escala para satisfacer las necesidades de iniciativas de toda la organización y flujos de trabajo de equipo individuales.

Casos de uso específicos del sector

Atención sanitaria: garantizar una ingesta de pacientes oportuna y precisa es fundamental, pero la entrada y entrega manual de datos a menudo provoca retrasos.

• BPM centrado en el ser humano admite flujos de trabajo de evaluación de prioridades y escalaciones que requieren un criterio del personal.
• BPM centrado en la integración transfiere datos entre sistemas EHR, bases de datos de seguros y herramientas de programación.
• BPM centrado en documentos administra formularios de consentimiento, referencias y documentación de facturación.

Educación: Las universidades suelen tener dificultades para procesar formularios académicos y aprobaciones entre departamentos.

• BPM centrado en el ser humano permite a los asesores y profesores revisar las aprobaciones y aprobaciones académicas.
• BPM centrado en la integración conecta sistemas de información de estudiantes con plataformas de registrador y finanzas.
• BPM centrado en documentos facilita el enrutamiento y el archivado de transcripciones, planes de programa y atractivos.

Fabricación: mantener el mantenimiento de los equipos según lo programado y minimizar el tiempo de inactividad de producción es un desafío complejo.

• BPM centrado en personas permite a los técnicos escalar tareas de mantenimiento urgentes e inspecciones de registros.
• BPM centrado en la integración vincula herramientas de administración de recursos con sistemas de producción y programación.
• BPM centrado en documentos automatiza el flujo de registros de mantenimiento, comprobaciones de seguridad e informes de cumplimiento.

Venta directa: la apertura de nuevas ubicaciones de tiendas implica procesos repetibles que se deben ejecutar de forma coherente.

• BPM centrado en el ser humano asigna tareas a los equipos locales y garantiza la responsabilidad.
• BPM centrado en la integración extrae datos de herramientas de recursos humanos, finanzas e instalaciones para la coordinación en tiempo real.
• BPM centrado en documentos controla concesiones, permisos y contratos de proveedor desde el inicio hasta el almacenamiento.

Casos de uso de nivel de departamento

Dentro de cada sector, BPM también admite flujos de trabajo departamentales comunes. Estos casos de uso suelen ser el primer paso hacia la automatización más amplia de procesos y la estandarización de flujos de trabajo:

Finanzas: administrar el gran volumen de informes de gastos y aprobaciones entre departamentos puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores, lo que dificulta el seguimiento de roi.

• BPM centrado en el ser humano garantiza que los administradores revisen y aprueben los gastos de alto valor con la supervisión adecuada.
• BPM centrado en la integración conecta herramientas financieras con sistemas de RR. HH. para validar categorías de gastos, límites y roles de empleado.
• BPM centrado en documentos automatiza la generación, el enrutamiento y el archivado de formularios y recibos de reembolso.

Recursos humanos: la incorporación de nuevos empleados a escala suele provocar experiencias incoherentes y retrasos en el aprovisionamiento.

• BPM centrado en personas guía al personal de RR. HH. a través de flujos de trabajo de incorporación paso a paso con tareas basadas en roles.
• Vínculos BPM centrados en la integración, sistemas de vinculación, TI y nóminas para desencadenar la configuración de la cuenta y el acceso al sistema.
• BPM centrado en documentos administra cartas de ofertas, confirmaciones de directivas y documentos de cumplimiento.

Operaciones: la coordinación de las actividades de la cadena de suministro implica varios equipos y sistemas, lo que puede provocar retrasos o discrepancias de inventario.

• BPM centrado en el ser humano ayuda a los administradores a revisar y aprobar cambios de proveedores o pedidos urgentes.
• BPM centrado en la integración sincroniza los datos de inventario con plataformas de adquisición y logística en tiempo real.
• BPM centrado en documentos controla los pedidos de compra, los documentos de envío y los contratos de proveedores.

Servicio al cliente: resolver rápidamente los problemas de los clientes es difícil cuando los equipos de servicio dependen de herramientas desconectadas y seguimiento manual.

• BPM centrado en el ser humano asigna vales para los agentes de soporte técnico en función de la disponibilidad y la experiencia.
• BPM centrado en la integración consolida los datos de CRM, el departamento de soporte técnico y los sistemas de base de conocimiento para informar de la resolución.
• BPM centrado en documentos automatiza la generación de plantillas de respuesta, informes de servicio y encuestas de satisfacción.

Legal y de cumplimiento: la administración de las aprobaciones de contratos y los cambios de directiva depende del tiempo y requiere un seguimiento estricto.

• BPM centrado en el ser humano coordina las revisiones legales y las firmas de las partes interesadas.
• BPM centrado en la integración conecta los sistemas de administración de contratos con plataformas de riesgo y cumplimiento.
• BPM centrado en documentos garantiza el control de versiones, la administración de acceso y el almacenamiento seguro de documentos legales.

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